(TECH MOSS) Phần mềm bán hàng là một lựa chọn giải pháp thông minh trong thời đại công nghệ. Trước khi quyết định lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu, hãy cùng Tech Moss ngược dòng lịch sử tìm hiểu về phần mềm này nhé!

>> Xem thêm:

06 Tính năng phần mềm quản lý kho được mong đợi nhất

Quản lý hàng tồn kho cơ bản cho quy mô kinh doanh nhỏ

Phần mềm bán hàng là gì?

Phần mềm bán hàng (phần mềm POS hay nói cách khác, phần mềm Point Of Sale là một hệ thống bao gồm tất cả các công cụ cần thiết giúp bạn tiến hành giao dịch bán lẻ.

Từ máy tính tiền đơn giản đến phần mềm hiện đại

Khi quá trình chuyển đổi từ giao dịch đổi hàng sang giao dịch tiền mặt diễn ra ở Mỹ, hệ thống POS đầu tiên xuất hiện khi chủ doanh nghiệp cần ghi lại giao dịch và giữ tiền của họ an toàn.

Vào năm 1879, James J.Ritty, một chủ quán rượu thành công ở Dayton, Ohio đã tạo ra một cỗ máy có tên là Inc Incorruptible Cashier. Cỗ máy này có tính năng tương tự như một máy tính tiền hiện đại như đếm và lưu trữ tiền vào hoạt động kinh doanh của Ritty. Nó cũng theo dõi các giao dịch cá nhân cũng như tổng doanh số. Vì quá bức xúc khi nhân viên và khách hàng của mình liên tục làm mất đi lợi nhuận của quán, Ritty đã có động lực để phát minh ra cỗ máy này.

Cha đẻ của máy bán hàng, tính tiền hiện đại

Ritty đã được cấp bằng sáng chế cho phát minh này. Sau đó, phát minh của Cash Incorruptible Cashier đã được bán cho nhân viên bán hàng Jacob H. Eckert, người sáng lập Công ty Sản xuất Quốc gia (NMC). Sau đó, công ty của ông được mua bởi một chủ cửa hàng bán lẻ than có tên John H. Patterson ở Ohio. Patterson đã cải tiến một số tính năng của máy bán hàng; ví dụ như các ngăn kéo tùy chỉnh với hóa đơn và giấy.

Đến năm 1973, một hệ thống máy POS thực tế đã được giới thiệu bởi công ty IBM, một công ty công nghệ thông tin đa quốc gia của Mỹ có trụ sở chính được đặt tại New York. Hệ thống POS của IBM đã quản lý tới 128 máy tính tiền của IBM. Điều này đã trở thành một sự phát triển đáng kể trong lĩnh vực công nghệ cũng như lĩnh vực kinh doanh bán lẻ.

Không lâu sau đó, chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh nổi tiếng nhất của Mỹ, McDonald, đã phát hành hệ thống POS và máy tính tiền đầu tiên. Đây cũng là hệ thống được quản lý bởi một bộ vi xử lý. Hệ thống POS McDonald là một trợ giúp tuyệt vời cho nhân viên thu ngân. Nó còn giúp tiến hành đặt hàng nhanh hơn và dễ dàng hơn. Ngoài ra, khách hàng có thể xem những gì họ đặt hàng thông qua màn hình POS thứ 2.

Kể từ đó, công nghệ cất cánh. Năm 1986, một hệ thống POS-giao diện màn hình cảm ứng được tạo ra bởi Gene Mosher. 6 năm sau, Martin Goodwin và Bob Henry đã phát minh ra một phần mềm POS chạy trên HĐH Windows. Đây được coi là tiến bộ lớn của POS trong thời đại hiện đại.

Giờ đây công nghệ POS (Point-of-Sale) đã được cải tiến và đơn giản hơn rất nhiều. Bạn không còn cần tới hệ thống cồng kềnh như trước. Giờ đây, thứ bạn cần chỉ đơn giản là máy tính cá nhân, phần mềm quản lý bán hàng (tích hợp quản lý kho), máy quét mã vạch, máy in hóa đơn. Bạn đã có thể quản lý nhân viên từ xa dễ dàng.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm bán hàng

Quy trình làm việc được giảm và đơn giản hóa khi sử dụng phần mềm bán hàng. Kết quả là tốc độ của mỗi giao dịch sẽ nhanh lên. Lấy ví dụ: nếu phần mềm bán hàng được áp dụng trong nhà hàng, nó sẽ giúp nhân viên giảm giai đoạn chạy vào bếp để truyền lệnh đặt món của khách hàng. Phần mềm bán hàng có thể tự động gửi đơn đặt hàng đến màn hình bếp/máy in hóa đơn.

Theo dõi hàng tồn kho

Thông tin chi tiết của hàng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực. Bạn có thể so sánh giữa hàng tồn kho vật lý và báo cáo hàng tồn kho. Điều này nhằm để không xảy ra gian lận nội bộ của nhân viên. Hơn nữa, chủ doanh nghiệp có thể xác định sản phẩm nào được khách hàng ưa chuộng hơn. Từ thực hiện điều chỉnh kịp thời đơn hàng mới.

Đặc biệt, tính năng theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm cũng rất hữu ích. Với các mặt hàng thực phẩm, dược phẩm, hạn dùng là một vấn đề rất quan trọng. Phần mềm quản lý kho và bán hàng sẽ tự động cảnh báo các sản phẩm sắp hết hạn để bạn có hướng xử lý, đẩy mạnh bán hàng.

Ngược lại, với những sản phẩm sắp hết tồn kho, phần mềm cũng đưa ra thông báo để bạn có thể nhập hàng kịp thời.

Quản lý kho cũng là một tính năng cần có của phần mềm bán hàng

Quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng còn cho phép chủ doanh nghiệp giám sát toàn bộ nhân viên. Bạn có thể thực hiện chấm công, tính lương và doanh thu cho nhân viên. Dựa trên những dữ liệu này, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định công bằng để khen thưởng hoặc giáo dục từng nhân viên.

Báo cáo và phân tích bán hàng

Hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng hiện đại cung cấp báo cáo và phân tích bán hàng của chủ doanh nghiệp. Các báo cáo này giúp chủ theo dõi tình hình tài chính của cửa hàng ngay cả khi ở xa.

Với những tính năng trên, phần mềm bán hàng là trợ thủ đắc lực cho chủ cửa hàng. Nếu bạn cần tìm một trợ thủ mạnh mẽ như vậy, hãy liên hệ Phần Mềm Tech Moss để được tư vấn giải pháp miễn phí ngay nhé!

(TECH MOSS) Với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho cho nhiều ngành và loại sản phẩm khác nhau, Tech Moss tổng hợp sáu tính năng phần mềm quản lý hàng tồn kho quan trọng nhất mà bạn nên tìm kiếm khi chọn giải pháp.

>> Xem thêm:

08 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà bạn cần biết

Tại sao quản lý kho lại quan trọng ngang quản lý dòng tiền?

Cải thiện kiểm soát hàng tồn kho và dự báo/dự báo

Điều này rất quan trọng và ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn. Giải pháp phần mềm kho thông minh sẽ tính toán số lượng sản phẩm được yêu cầu chuyển tiếp trong một khoảng thời gian? Một chức năng quan trọng là tính toán khi nào một sản phẩm sẽ hết trên thị trường. Điều này dựa trên kế hoạch bán hàng, tỷ lệ bán hàng và nhu cầu của thị trường. Bạn cũng cần cân nhắc thời gian chuẩn bị hàng của nhà cung cấp. Sẽ còn tuyệt vời hơn nữa nếu bạn có thể truy cập lịch sử mua hàng của mặt hàng trong nhiều năm.

Máy quét mã vạch

Mã vạch là một biểu diễn dữ liệu trực quan, dễ đọc bằng máy. Về cơ bản, đó là nhập dữ liệu điện tử bằng máy quét. Dữ liệu chứa trong mã vạch thường được gắn với một cái gì đó, chẳng hạn như SKU, số lô, lô hàng của khách hàng hoặc đơn đặt hàng. Sau khi quét, dữ liệu này được truy cập và hiển thị để người dùng tìm hiểu thêm thông tin, bán hàng và kiểm kê lại hàng hóa.

Vai trò của máy đọc mã vạch trong bán hàng đã rất rõ ràng, còn đối với quản lý kho thì sao? Cũng rất tiện lợi, nhiều nhà bán lẻ thậm chí tận dụng công cụ quét mã vạch này để thực hiện kiểm kê nhanh chóng. Từ đó công việc kiểm kho vốn tốn rất nhiều nhân lực, thời gian sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Phân tích hàng tồn kho được cải thiện

Không chỉ cho phép theo dõi hàng tồn kho, phần mềm giúp cảnh báo tồn kho dưới định mức cũng cho phép bạn lập dự trù nhập hàng kịp thời. Trái lại, với các mặt hàng bán chậm, tính năng cảnh báo hạn sử dụng cũng sẽ cho phép bạn đề ra phương án giải quyết, đẩy hàng nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Khả năng tùy chỉnh

Tính năng này cho phép một hệ thống duy nhất được thiết lập và định cấu hình cho các công ty, loại hình kinh doanh khác nhau sao cho mỗi hệ thống có giao diện khác nhau và cảm nhận khác nhau. Phần mềm khả năng tùy chỉnh cao cho phép người quản lý có thể dễ dàng sử dụng và đáp ứng yêu cầu của từng ngành nghề tốt hơn. Ví dụ cùng là kinh doanh bán lẻ nhưng phần mềm quản lý kho hàng nhà thuốc sẽ khác biệt so với kho hàng vật liệu xây dựng.

Vai trò (nhóm người dùng) hoặc bảng cấu hình cá nhân của người dùng cho phép thiết lập các chức năng bảo mật dữ liệu trong tổ chức của bạn để cập nhật và xem dữ liệu. Phần mềm cũng có các mức phân quyền khác nhau cho các cấp quản lý, nhân viên. Bạn có thể yên tâm về mức độ bảo mật của phần mềm. 

Tích hợp và giao diện

Một phần mềm có nhiều tính năng nhưng giao diện khó sử dụng sẽ khiến người dùng nản lòng. Trái lại, một phần mềm có giao diện dễ sử dụng nhưng lại ít tính năng cũng khiến người dùng khó chịu. Thật tuyệt vời nếu bạn có thể tìm được phần mềm hài hòa cả 2 tính năng này. Đừng xem nhẹ điều gì, hãy lựa chọn phần mềm đáp ứng được cả 2 yêu cầu: Giao diện thân thiện, tính năng thông minh.

Dịch vụ lưu trữ đám mây hay cục bộ

Đối với nhiều công ty, đăng ký dựa trên đám mây và Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS) làm cho hệ thống quản lý hàng tồn kho có giá cả phải chăng hơn so với triển khai tại chỗ và lưu trữ dữ liệu cục bộ. 

Phần mềm Moss hỗ trợ quản lý đa nền tảng

Ngoài ra, việc triển khai phần mềm dựa trên lưu trữ đám mây có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Tuy nhiên, nhiều công ty sẽ đặt vấn đề bảo mật tuyệt đối lên hàng đầu. Đó là lý do họ quyết định chọn lựa phương pháp thứ 2. 

Câu hỏi chính ở đây là chiến lược CNTT phù hợp cho công ty của bạn là gì? Nếu bạn có giải pháp nào có thể lựa chọn được phương thức dịch vụ đa dạng, đây là một ưu điểm đáng cân nhắc đấy. Hãy ưu tiên lựa chọn những giải pháp phần mềm đa nền tảng, hỗ trợ dịch vụ lưu trữ linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của bạn.

(TECH MOSS) Phương pháp Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng trong kinh doanh. Có các hệ thống tối ưu khác nhau cho mỗi công ty. Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp nên cố gắng loại bỏ lỗi của con người khỏi quản lý hàng tồn kho càng nhiều càng tốt. Điều đó có nghĩa là bạn nên tận dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho.

>>Xem thêm:

Tại sao quản lý kho lại quan trọng ngang quản lý dòng tiền?

Quản lý hàng tồn kho cơ bản cho quy mô kinh doanh nhỏ

Bất kể bạn sử dụng hệ thống nào, tám kỹ thuật sau đây sẽ giúp bạn cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho và dòng tiền.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho: Đặt mức tồn kho

Làm cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bằng cách thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm của bạn. Mức tồn kho là số lượng sản phẩm tối thiểu phải có sẵn trong kho mọi lúc. Khi hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức quy định trước, bạn biết đó là thời điểm để nhập bổ sung hàng hóa.

Lý tưởng nhất là bạn sẽ đặt số lượng tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho khác nhau tùy theo sản phẩm và dựa trên tốc độ bán sản phẩm và thời gian bao lâu để có thể đặt và nhận lại hàng. Thiết lập mức tồn kho ban đầu đòi hỏi bạn phải phân tích, nghiên cứu và ra quyết định. Tuy nhiên, việc đặt mức tồn kho này sẽ  sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng, nó sẽ cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.

Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu giúp quản lý kho tốt hơn

Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu giúp quản lý kho tốt hơn

Hãy nhớ rằng mức tồn kho tối thiểu này cũng thay đổi theo thời gian. Kiểm tra lại và cân nhắc một vài lần trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.

Nhập trước xuất trước (FIFO)

Trước tiên, đây là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Điều đó có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất của bạn (nhập trước) phải được bán trước (xuất trước), chứ không phải hàng hóa mới nhập về. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm. Vì vậy bạn có thể sẽ  tránh được những tổn thất do không đáng có.

Ngay cả các sản phẩm không dễ hỏng, FIFO cũng là một phương pháp tốt. Nếu những sản phẩm cũ luôn được đặt ở phía sau, chúng sẽ dễ bị mòn hơn. Thêm vào đó, thiết kế bao bì và các tính năng thường thay đổi theo thời gian. Bạn chắc chắn sẽ không muốn kinh doanh một mặt hàng cũ kỹ, lỗi thời đúng không nào?

Để quản lý hệ thống FIFO, bạn sẽ cần một nhà kho có tổ chức. Điều này thường có nghĩa là bạn sẽ thêm các sản phẩm mới từ phía sau. Nói cách khác là cần đảm bảo sản phẩm cũ được đẩy về phía trước.

Quản lý quan hệ với nhà cung cấp

Một phần của quản lý hàng tồn kho thành công là có thể thích ứng nhanh chóng. Trong quá trình vận hành cửa hàng, bạn sẽ cần trả lại một mặt hàng bán chậm để nhường chỗ cho sản phẩm mới, nhanh chóng nhập hàng bán chạy, khắc phục sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ của bạn. Trong những tình huống đó, điều quan trọng là phải có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp của bạn. Bằng cách đó, họ sẽ sẵn sàng hợp tác với bạn để giải quyết vấn đề.

Đặc biệt, bạn cần có một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sản phẩm của bạn. Số lượng đặt hàng tối thiểu thường được thương lượng. Bạn cũng đừng e ngại yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn nếu không đủ kho chứa cho quá nhiều hàng tồn kho.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng cách lên kế hoạch dự phòng

Rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt các doanh nghiệp chưa chuẩn bị. Ví dụ:

+ Doanh số của bạn tăng đột biến và bạn bán quá mức hàng hóa trong kho.

+ Bạn rơi vào tình trạng thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm bạn đang rất cần.

+ Kho của bạn không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của bạn.

+ Tính toán sai trong hàng tồn kho và bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ.

+ Một sản phẩm bán chậm chiếm hết không gian lưu kho của bạn.

+ Nhà sản xuất của bạn hết sản phẩm mà bạn mong muốn; và bạn cần có đơn đặt hàng thế chỗ.

+ Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm của bạn mà không đưa ra cảnh báo.

Đây là những rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh, nhưng vấn đề là khi nào. Chỉ ra rủi ro của bạn ở đâu và chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Bạn sẽ phản ứng thế nào? Những bước bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề? Điều này sẽ tác động đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Hãy nhớ rằng các mối quan hệ vững chắc sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối ở đây.

Tính năng kiểm soát kho toàn triện trên phần mềm Moss

Kiểm kê thường xuyên

Việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo từ kho của mình để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo các số liệu kế toán và thực tế trùng khít với nha. Có một số phương pháp để làm điều này.

Hàng tồn kho vật lý

Một kho vật lý là thực tế đang đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm điều này vào cuối năm của họ vì nó liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập. Mặc dù hàng tồn kho vật lý thường chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng nó rất tốn thời gian và công sức.

Kiểm kê tại chỗ

Nếu bạn thực hiện kiểm kê vật lý toàn diện vào cuối năm và gặp nhiều khó khăn; hoặc bạn có quá nhiều sản phẩm, bạn có thể muốn bắt đầu kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Điều này chỉ đơn giản có nghĩa là bạn chọn một sản phẩm, đếm và so sánh số lượng với thực tế. Điều này được thực hiện theo lịch trình cụ thể. Đặc biệt, bạn có thể muốn phát hiện các sản phẩm có vấn đề hoặc bán chạy hay không.

Kiểm kê theo chu kỳ

Thay vì thực hiện kiểm kê vật lý đầy đủ, một số doanh nghiệp sử dụng tính chu kỳ để kiểm kê hàng tồn kho. Thay vì kiểm đếm đầy đủ vào cuối năm, hãy tiến hành kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng một sản phẩm khác nhau được kiểm tra theo lịch quay. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định mặt hàng nào sẽ được kiểm kê khi nào, nhưng nói chung, các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được tính thường xuyên hơn.
Đặt thứ tự ưu tiên với ABC

Một số sản phẩm cần được chú ý hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách ra các sản phẩm cần chú ý với những sản phẩm không cần chú ý. Thực hiện việc này bằng cách xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại từng sản phẩm vào một trong ba loại:

+ A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp

+ B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải

+ C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao

Các mục trong danh mục A đòi hỏi sự chú ý thường xuyên vì tác động tài chính của chúng là đáng kể. Loại C yêu cầu giám sát ít hơn vì chúng có tác động tài chính nhỏ hơn và chúng liên tục được quay vòng. Các mục trong loại B rơi vào mức trung bình.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho: Dự báo chính xác

Một phần của quản lý hàng tồn kho tốt là dự đoán chính xác nhu cầu. Điều này là vô cùng khó để làm. Có vô số biến số liên quan và bạn sẽ không bao giờ biết chính xác những gì sẽ xảy ra. Dưới đây là một vài điều cần xem xét khi dự kiến ​​doanh số trong tương lai của bạn:

+ Xu hướng trên thị trường

+ Doanh số bán hàng năm ngoái trong cùng một tuần

+ Tốc độ tăng trưởng của năm nay

+ Đảm bảo bán hàng từ các hợp đồng và đơn hàng

+ Tính thời vụ và nền kinh tế nói chung

+ Chương trình khuyến mãi sắp tới

+ Chi tiêu quảng cáo theo kế hoạch

Nếu có điều gì khác sẽ giúp bạn tạo dự báo chính xác hơn, hãy cân nhắc thêm nhé.

Xem xét phương pháp dropshipping

Dropshipping gần như là một kịch bản lý tưởng từ góc độ quản lý hàng tồn kho. Thay vì phải tự giao hàng và chăm sóc khách hàng, người khác sẽ làm thay cho bạn. Về cơ bản, bạn loại bỏ hoàn toàn nghĩa vụ quản lý hàng tồn kho khỏi doanh nghiệp của bạn. Dropshipping cũng có thể là một sự bổ sung tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.

Nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất quảng cáo dropshipping như một dịch vụ mới nổi. Mặc dù các sản phẩm thường có giá cao hơn, nhưng bạn không phải lo lắng về các chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho, dịch vụ.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp giảm chi phí, giữ cho doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận, phân tích các mô hình bán hàng và dự đoán doanh số trong tương lai. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho thích hợp, một doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để tìm kiếm lợi nhuận và tồn tại.

Hãy liên hệ Tech Moss chọn các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn và bắt đầu triển khai chúng ngay hôm nay.

(TECH MOSS) Bạn có đánh giá doanh nghiệp của bạn một cách thường xuyên để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng? Một trong những phần không thể thiếu trong doanh nghiệp của bạn là quản lý hàng tồn kho.

>> Xem thêm:

Tại sao quản lý kho lại quan trọng ngang quản lý dòng tiền?

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp bán hàng

Làm thế nào có doanh nghiệp nhỏ quản lý hàng tồn kho của mình? Bạn có luôn có những sản phẩm phù hợp khi bạn cần chúng? Bạn có bị ảnh hưởng khi các mặt hàng đã hết hàng? Hay bạn có thể bị mất thanh khoản do dự trữ quá nhiều hàng tồn kho?

Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho cơ bản, giải thích những gì cần tìm kiếm trong phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt và xem qua một số giải pháp tốt nhất để quản lý hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một phần của quản lý chuỗi cung ứng nhằm mục đích luôn có sẵn sản phẩm phù hợp với số lượng phù hợp để bán, vào đúng thời điểm. Khi được thực hiện hiệu quả, phần mềm quản lý kho này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí mang hàng tồn kho dư thừa và vừa tối đa hóa doanh số. Quản lý hàng tồn kho tốt có thể giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình trong thời gian thực để có hành động thích hợp.

Quản lý kho là điều cần thiết

Bằng cách quản lý hiệu quả hàng tồn kho của bạn, bạn có thể có các hàng hóa phù hợp với số lượng phù hợp trong kho; tối ưu hóa chi phí lưu kho. Bạn cũng có thể đảm bảo các sản phẩm của mình được bán kịp thời để tránh hư hỏng hoặc lỗi thời, hoặc chi quá nhiều tiền cho việc thuê và duy trì kho bãi.

Tính năng của phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt 

+ Tiết kiệm chi phí, cải thiện dòng tiền và tăng lợi nhuận kinh doanh của bạn

+ Theo dõi hàng tồn kho của bạn trong thời gian thực

+ Giúp bạn phân tích, dự báo nhu cầu của từng loại hàng hóa

+ Hạn chế tình trạng thông báo hết hàng vốn khiến khách hàng không hài lòng

+ Ngăn chặn tình trạng dư thừa hàng hóa và quá nhiều nguyên liệu

+ Cho phép theo dõi hàng tồn kho dễ dàng trên mọi thiết bị

+ Tối ưu hóa tổ chức kho và thời gian là việc của nhân viên

+ Cung cấp tính năng quét mã vạch nhanh chóng và không sai sót khi bán hàng và kiểm kê kho hàng

+ Cho phép quản lý đa vị trí, theo dõi hàng tồn kho trên một số vị trí hoặc kho

Giải pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Dưới đây là một số kỹ thuật mà nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng để quản lý hàng tồn kho:

Lập dự trù chính xác là rất quan trọng

Tính toán doanh số dự kiến ​​của bạn nên dựa trên các yếu tố như số liệu bán hàng trong lịch sử (nếu bạn bán hàng với phần mềm Tech Moss, hãy xem Bảng điều khiển trực tuyến của bạn để biết thông tin này), doanh số bán hàng theo từng mặt hàn, các hàng hóa bán chạy, bán chậm, v.v.

Sử dụng phương pháp FIFO (vào trước, ra trước)

Hàng hóa nên được bán theo thứ tự thời gian như chúng đã được mua hoặc tạo ra. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm, hoa và trang điểm. Đây cũng là một ý tưởng tốt cho hàng hóa là các mặt hàng thời trang. Vì các mặt hàng ở trong quá lâu có thể bị hỏng, hoặc lỗi thời và không thể bán được. Cách tốt nhất để áp dụng FIFO trong kho hoặc kho là theo dõi hạn dùng theo mỗi lần nhập sản phẩm. Với sản phẩm của Tech Moss, bạn có thể lựa chọn bán trước những loại hàng hóa có hạn dùng gần nhờ tính năng quản lý theo hạn dùng rất thông minh.

Xác định vòng quay hàng tồn kho

Nếu bạn có mặt hàng dự trữ đã bán hết trong sáu đến 12 tháng qua, thì có lẽ đã đến lúc ngừng tồn kho mặt hàng đó. Bạn cũng có thể xem xét các chiến lược khác nhau để xả kho mặt hàng đó – như giảm giá hoặc khuyến mãi đặc biệt – vì tồn kho dư thừa làm lãng phí cả không gian và vốn của bạn.

Kiểm kê kho hàng của bạn

Ngay cả với phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt, định kỳ bạn vẫn cần phải thực sự đếm lại hàng tồn kho của mình để đảm bảo những gì bạn có trong kho khớp với những gì bạn ghi chép trên phần mềm, sổ sách. 

Quản lý kho chuyên nghiệp với phần mềm Moss

Các doanh nghiệp sử dụng các kỹ thuật khác nhau, bao gồm kiểm kê vật lý hàng năm, cuối năm, đếm từng mặt hàng và kiểm tra tại chỗ liên tục. Công việc này cũng có thể được thực hiện đột xuất khi phát hiện vấn đề về hàng tồn kho.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây

Tìm kiếm phần mềm với các phân tích bán hàng theo thời gian thực. Khi đó mức tồn kho hàng hóa của bạn sẽ tự động được điều chỉnh mỗi khi bạn bán hàng. Nhận email thông báo tồn kho hàng ngày để bạn luôn biết mặt hàng nào còn ít hoặc đã hết hàng để bạn có thể đặt hàng kịp thời hơn.

Theo dõi mức tồn kho của bạn mọi lúc.  Có một hệ thống vững chắc để theo dõi mức tồn kho cửa hàng, ưu tiên các sản phẩm đắt nhất. Phần mềm hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giúp thực hiện nhiều công việc nặng nhọc cho bạn.

Đừng quên kiểm soát chất lượng

Bất kể chuyên môn của bạn là gì, nó rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm của bạn trông tuyệt vời và đang hoạt động tốt. Nó có thể đơn giản như việc nhân viên kiểm tra nhanh trong quá trình kiểm kê kho hàng và lập danh sách kiểm tra các dấu hiệu hư hỏng và ghi nhãn sản phẩm chính xác.

Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ Tech Moss ngay nhé! Chắc chắn bạn sẽ tìm được trợ thủ đắc lực cho công việc kinh doanh đấy,

Techmoss.vn

(TECH MOSS) Phần mềm quản lý bán hàng là một trợ thủ đắc lực cho công việc kinh doanh. Nếu bạn có những băn khoăn về công nghệ này, hãy tham khảo bài viết tổng hợp sau đây nhé!

Những câu hỏi về phần mềm bán hàng

Q: Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và kho  trên điện thoại của mình không?

A: Câu trả lời ngắn gọn: có. Có hai cách khác nhau để sử dụng phần mềm quản lý trên điện thoại của bạn. 

Tùy chọn đầu tiên là sử dụng trình duyệt web. Các hệ thống giải pháp hiện đại cho phép chủ doanh nghiệp truy cập dữ liệu và báo cáo qua các thiết bị có kết nối internet. Bạn thậm chí có thể quản lý chỉ với smartphone bên mình. Dữ liệu từ phần mềm được sao lưu vào máy chủ đám mây. Việc truy cập dữ liệu có thể được thực hiện thông qua một cổng thông tin trong trình duyệt internet hoặc ứng dụng chuyên dụng.

Tùy chọn thứ hai có lẽ thuận tiện hơn so với tùy chọn thứ nhất. Đó là thực hiện các giao dịch bán hàng trực tiếp từ thiết bị di động của bạn. Phần mềm bán hàng dựa trên điện toán đám mây là một công nghệ lưu trữ hoàn toàn mới. Nó cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ có ứng dụng bán hàng cơ bản trên thiết bị di động của họ. Ứng dụng này thậm chí cho phép thanh toán qua thiết bị đầu cuối là camera điện thoại hoặc các thiết bị máy quét tích hợp.

>> Xem thêm:

Quản lý phòng khám bằng Excel: Liệu có khả thi?

08 Bước mở cửa hàng tiện lợi kinh doanh hiệu quả cho người trẻ

Phần mềm công nghệ điện toán đoán mây giúp truy cập dữ liệu từ xa

Công cụ bán hàng gọn gàng này rất tuyệt vời cho các nhà bán lẻ và chuỗi các cơ sở kinh doanh để phân phối hoặc bán sản phẩm; đặc biệt là bán hàng tại các triển lãm thương mại, gian hàng và thị trường khi đang di chuyển.

Q: Sự khác biệt giữa phần mềm bán hàng và máy tính tiền là gì?

A: Câu trả lời ngắn gọn: Máy tính tiền là một phần được tích hợp sẵn trong phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên, sử dụng máy tính tiền là một cách quản lý bán hàng có phần lỗi thời. Chức năng của máy tính tiền bị giới hạn trong việc tính toán doanh số. Bạn sẽ không có nhiều tính năng chuyên sâu khác như phân tích, thống kê báo cáo; quản lý nhân sự…

Một máy tính tiền chỉ đơn giản là nắm bắt được giao dịch. Do đó, cuối ngày bạn vẫn phải chốt sổ, nhớ lại những phần chiết khấu, khuyến mãi trong ngày.  Hạn chế này cũng làm tăng khả năng xảy ra lỗi. Trong khi với hệ thống phần mềm quản lý kho và bán hàng; một lần nữa, tùy thuộc vào loại hàng hóa bạn mua, các chức năng này có thể được tự động hóa.

Q: Sự khác biệt giữa hệ thống POS và phần mềm bán hàng là gì?

A: Phần mềm bán hàng là một phần của hệ thống POS. Phần mềm bán hàng là nền tảng được sử dụng để hoàn thành các giao dịch bán hàng. Ngoài ra nó còn giúp quản lý các tích hợp kinh doanh khác, ví dụ: quản lý nhân sự, quản lý tồn kho. Hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần cứng POS (ví dụ: máy tính, ngăn kéo tiền mặt, máy in hóa đơn và đầu đọc thẻ tín dụng) và phần mềm bán hàng.

Khi chọn hệ thống POS, bạn cần xem xét cả nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai của bạn. Điều này giúp cho hệ thống của bạn không bị lỗi thời theo thời gian.

Q: các loại hệ thống POS khác nhau là gì?

A: Thiết bị di động / máy tính bảng, thiết bị đầu cuối, hệ thống online (dựa trên đám mây) và kiosk tự phục vụ – hoặc đôi khi là sự kết hợp của các tùy chọn khác nhau. Hệ thống POS được tạo thành từ phần mềm và phần cứng. Do đó hệ thống POS bạn tạo có thể khác nhau. Bạn có thể có hệ thống dựa trên đám mây (online) hoặc hệ thống dựa trên máy chủ (offline).

Khi chọn phần cứng cho hệ thống của bạn, bạn có thể chọn hệ thống POS trên thiết bị di động / máy tính bảng hoặc hệ thống đầu cuối cố định. Máy tính bảng / thiết bị di động là loại POS phổ biến và mong muốn nhất. Chúng mang lại sự linh hoạt cao. Thiết bị đầu cuối là một hệ thống tất cả tích hợp phần mềm và phần cứng; mặc dù “thiết bị đầu cuối” cũng mô tả các combo máy tính / màn hình cảm ứng. Thiết bị đầu cuối có xu hướng lớn và cồng kềnh; tuy nhiên, các phiên bản nhỏ hơn, đẹp hơn đang được nghiên cứu và giới thiệu.

Phần mềm sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

Các ki-ốt tự phục vụ về cơ bản là các thiết bị tất cả trong một. Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng hệ thống POS của máy tính bảng có cài đặt chế độ kiosk cho khách hàng sử dụng. Điều này thường gặp trong hệ thống POS của nhà hàng, quán cà phê.

Q: Bạn có cần một hệ thống bán hàng hoàn chỉnh hoặc các thành phần cụ thể không?

A: Điều này phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn. Các doanh nghiệp quy mô siêu có thể chỉ cần một máy tính bảng, đầu đọc mã vạch và máy in hóa đơn. Hầu hết các doanh nghiệp cần một đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn.

Các doanh nghiệp bán lẻ có thể cần các thành phần bổ sung như màn hình hiển thị cho khách hàng. Nhà hàng hoặc quán bar có thể cần kiốt, máy in nhà bếp, cân, v.v.

Đi tìm giải pháp công nghệ cho cửa hàng của bạn

Trên đây là những câu hỏi thường gặp về phần mềm bán hàng, hệ thống POS. Đây đều là những trợ thủ đắc lực cho việc kinh doanh của bạn. Những phần mềm quản lý bán hàng kiêm quản lý kho như phần mềm Moss giúp bạn thực sự giải quyết nhiều vấn đề. Bạn vừa có thể kiểm soát bán hàng, vừa theo dõi tồn kho, tính lương nhân viên rất tiện lợi. Một phần mềm All-in-One như thế là giải pháp tối ưu cho các cơ sở kinh doanh hiện đại.

Đừng bỏ lỡ giải pháp công nghệ khi phát triển ngành nghề kinh doanh của bạn nhé. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp công nghệ cho cửa hàng của mình, hãy liên hệ Tech Moss để được tư vấn lựa chọn giải pháp thông minh bạn nhé!