Quản lý phòng khám bằng Excel: Liệu có khả thi?

06/06/2020
quan-ly-phong-kham-bang-excel-tech-moss.jpg

(TECH MOSS) Với nhiều ngành nghề, quản lý cửa hàng bằng file excel là một thói quen khá phổ biến. Tuy nhiên, với loại hình dịch vụ phức tạp như phòng khám, quản lý bằng excel có còn khả thi?

>> Xem thêm:

Lợi ích khi quản lý phòng khám bằng Excel

Là một bộ công cụ bảng tính chuyên sâu, Excel có thể là lựa chọn được các chủ kinh doanh nghĩ đến đầu tiên. Lý do cho sự phổ biến của Excel trong quản lý kinh doanh là do:

  • Excel không tốn thêm của bạn chi phí gì
  • Có thể theo dõi hoạt động hàng ngày, thu chi ở mức căn bản
  • Có nhiều hàm, công thức thú vị giúp ích cho công việc của bạn

Với những ưu điểm trên, Excel có thể phù hợp với những mô hình kinh doanh nhỏ, đơn giản. Tuy nhiên, với các ngành kinh doanh đặc thù, quy mô lớn, theo dõi bằng bảng tính Excel đã hoàn toàn lỗi thời, không còn phù hợp.

Quản lý phòng khám bằng Excel có khả thi?

Quản lý phòng khám bằng Excel có khả thi?

Hạn chế của quản lý bằng bảng tính Excel

1. Dễ bị lỗi và tiêu tốn thời gian

Vấn đề đầu tiên với Excel là các nhân viên sẽ cần nhập thông tin theo cách thủ công. Đó là lý do mà bạn sẽ gặp phải nhiều sai lầm. Bạn chắc chắn đã biết lỗi nhập dữ liệu có thể dẫn đến các sai lầm trong các quyết định kinh doanh.

Hơn nữa, cách tiếp cận cụ thể này cũng khá tốn thời gian. Đây là điều làm cho nó khá kém hiệu quả.

2. Không thể mở rộng tính năng

Đây cũng là điều mà bạn cần xem xét.

Ngay khi bạn bắt đầu theo dõi hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn mục thông qua Excel, bạn sẽ nhanh chóng thấy mức độ phức tạp. Ngay cả phiên bản Microsoft Excel Pro mạnh mẽ nhất cũng chỉ có thể xử lý rất nhiều trang tính và tab cùng một lúc.

Mọi thứ chỉ đơn giản là một bảng ghi chép, bạn khó có thể liên kết giữa các phân hệ phòng khám với bảng tính Excel. Đối với các chẩn đoán, kết quả cận lâm sàng, hình ảnh, Excel hoàn toàn bó tay.

Để có thể đánh giá khách quan nhất, Excel chỉ thực sự hữu ích với phòng Tài chính – Kế toán. Với các phòng ban khác trong bệnh viện, phòng khám, cô cụ này hoàn toàn vô nghĩa.

3. Không cập nhật theo thời gian thực

Một bảng tính đơn giản là không có khả năng theo dõi mọi số liệu theo thời gian thực. Ví dụ, mức tồn kho dược, vật tư sẽ không được cập nhật liên tục. Thay vào đó, nó chỉ hiện thị số liệu theo lần nhập dữ liệu gần đây nhất của bạn.

Đây là lý do tại sao bạn có thể theo dõi và biết tồn kho vật tư của phòng khám đang thực sự ở đâu. Hàng hóa vật tư, dược phẩm nào cần được nhập kho ngay. Mọi hoạt động sẽ không bị ảnh hưởng. Nhà thuốc của bạn cũng có thuốc để bán cho khách ngay.

4. Không có báo cáo kiểm toán

Rõ ràng bảng tính Excel không tạo ra các báo cáo kiểm toán rất cần thiết cũng như theo dõi thông tin kế toán. Bạn không thể đánh giá được thời gian khách hàng thường ghé thăm phòng khám? Phòng ban nào hoạt động hiệu quả nhất? Doanh số của phòng khám thay đổi thế nào qua thời gian? Đây là lý do tại sao bạn không thể trông cậy hoàn toàn vào bảng tính Excel để quản lý phòng khám của mình.

5. Truy cập người dùng hạn chế

Đây là hạn chế rõ ràng của bảng tính Excel. Sổ sách trên Excel chỉ có thể truy cập được đối với một người dùng cụ thể tại bất kỳ thời điểm nào. Khả năng chia sẻ và cùng chỉnh sửa là không có. Bạn cũng không thể phân quyền cụ thể cho từng nhân viên. Do đó, tính bảo mật là gần như không có.

Với những hạn chế trên đây, việc quản lý phòng khám bằng bảng tính Excel là không khả thi và rất không nên. Với ngành nghề yêu cầu tính chính xác cao, phòng khám sẽ cần chính xác tuyệt đối ở mọi khâu. Do đó, việc lựa chọn giải pháp công nghệ đặc thù như phần mềm quản lý phòng khám là cần thiết. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý phòng khám cho mình, hãy liên hệ Tech Moss ngay nhé: Đặt lịch hẹn.

Techmoss.vn

Thông tin liên hệ


Fanpage

Copyright by Tech Moss 2020. All rights reserved.