0123456789001234567890012345678900123456789001234567890+

Dự án hoàn thành


012345678900123456789001234567890+

Nhân viên kinh nghiệm


0123456789001234567890%

Khách hàng hài lòng


0123456789001234567890

Giải thưởng uy tín


Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ


Không chỉ riêng gì các cơ quan nhà nước mới có nhu cầu quản lý văn bản, hồ sơ, công văn mà mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có khối lượng lớn văn bản, hồ sơ cần được lưu trữ lâu dài. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng 4.0 và mô hình làm việc từ xa thì quy trình lưu trữ và quản lý văn, bản hồ sơ, công văn theo phương pháp truyền thông đã không còn được ưa chuộng như thời điểm trước đây bởi hiệu quả mà nó mang lại không cao.

Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ của Tech Moss là một giải pháp hữu hiệu dành cho các doanh nghiệp. Xóa bỏ quy trình quản lý văn bản, hồ sơ, công văn giấy tiến tới chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí cho công tác quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ, công văn của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ là công cụ đắc lực giúp lưu trữ và quản lý mọi văn bản, công văn đi – đến của doanh nghiệp, hợp đồng của nhân viên, số hóa toàn bộ các giấy tờ bằng giấy thành một văn bản điện tử. Cho phép doanh nghiệp thực hiện phê duyệt, lưu trữ, quản lý và tra cứu nhanh chóng hiệu quả ngay trên hệ thống phần mềm. Tạo nên một quy trình làm việc khép kín, hỗ trợ các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tốt nhất 2022

Nhờ có phần mềm mà các tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được số hóa nhanh chóng, lưu trữ khoa học trên hệ thống, thuận tiện cho quá trình tìm kiếm. Người dùng chỉ cần nhập từ khóa muốn tìm kiếm chỉ với một thao tác click chuột sau vài giây tài liệu sẽ được hiển thị đầy đủ. 

Cũng chính bởi những lợi ích mang lại mà phần mềm quản lý tài liệu, công văn trở thành giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu và vận hành quy trình hoạt động của doanh nghiệp ổn định.

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ?

Hiện nay, việc quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu theo phương thức truyền thống khiến các doanh nghiệp mất nhiều thời, tốn kém các chi phí về nhân sự, in ấn, vận chuyển,…Bên cạnh đó còn gặp các rủi ro về thất lạc, mất hoặc hỏng các văn bản hồ sơ bởi các yếu tố ngoại cảnh.

Ngoài ra, khi hoạt động trong khoảng thời gian dài, số lượng hồ sơ, giấy tờ quá nhiều thì không gian lưu trữ không có cũng khiến cho các nhà quản lý đau đầu và cần tìm một giải pháp mới. Đặc biệt, khi số lượng giấy tờ càng nhiều thì việc tìm kiếm cũng trở thành một vấn đề khó khăn. Vậy lý do tại sao các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm mà mất thời gian loay hoay tìm cách xử lý khi phương pháp cũ đã không còn phù hợp.

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tốt nhất 2022

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ

Với nhiều tiện ích mà phần mềm quản lý tài liệu, văn bản mang lại. Đây chắc chắn sẽ là giải pháp hoàn hảo dành cho cho khách hàng. Dưới đây Tech Moss nếu ra một số ưu điểm nổi bật của phần mềm dành cho khách hàng.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu, hồ sơ từ giấy tờ sang phần mềm sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho công tác quản lý. Tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ đồng bộ trên cùng một hệ thống giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, tiết giảm thời gian cho việc tìm kiếm, tra cứu và theo dõi hồ sơ.

Đồng thời, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được một khoản chi phí kha khá cho việc in ấn văn bản và tài liệu, mua giấy in, đổ mực,…chi phí thuê nhân sự để thực hiện nghiệp vụ quản lý. 

Nâng cao hiệu suất làm việc

Nhờ việc áp dụng phần mềm mà công tác quản lý, tìm kiếm và xử lý các dữ liệu được xử lý một cách hiệu quả. Cắt giảm được thời gian xử lý công việc, tập trung cho các công việc khác quan trọng hơn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Dễ dàng tra cứu văn bản, hồ sơ mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ còn hỗ trợ các chủ doanh nghiệp và nhân viên quản lý nhà thuốc từ xa mọi lúc, mọi nơi thông qua internet, sử dụng được trên đa nền tảng như: laptop, máy tính bảng, điện thoại,…

Dữ liệu được bảo mật an toàn, tuyệt đối

Một trong những rủi ro của việc lưu trữ văn bản, hồ sơ giấy theo phương pháp thủ công là dễ bị mất tài liệu, thất lạc,… Bên cạnh đó các hồ sơ, tài liệu quan trọng dễ bị đánh cắp bởi khả năng bảo mật không cao. Chính vì vậy phần mềm quản lý văn bản sẽ khắc phục được các vấn đề này.

Tất cả các giấy tờ, văn bản quan trọng của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối. Chỉ có những tài khoản được phân quyền mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý. Từ đó, giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro mất dữ liệu gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.

Những lợi ích của phần mềm mang lại cho từng đối tượng người dùng

Đối với nhà quản lý

+ Dễ dàng quản lý doanh nghiệp từ xa, ký kết công văn hiệu quả mà không cần có mặt trực tiếp, điều hành công việc từ xa qua internet dễ dàng.

+ Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi được toàn bộ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê, mà không cần chờ đợi báo cáo từ nhân viên.

+ Tiết kiệm chi phí lưu trữ, quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý,…)

+ Phân quyền người dùng chi tiết tới từng chức năng, từng nhóm tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

Đối với nhân viên

+ Truy xuất thông tin văn bản, hồ sơ, công văn nhanh chóng không mất thời gian tìm kiếm.

+ Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn nhanh chóng khi có yêu cầu từ cấp trên.

+ Quản lý, truy xuất và chia sẻ hồ sơ, tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn.

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tốt nhất 2022

Giao diện của tiện ích quản lý các công văn đến

Có nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản miễn phí không?

Hiểu được nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp trong quản lý văn bản, hồ sơ. Chính vì vậy mà trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý tài liệu. Ngoài các phần mềm trả thì thì các phần mềm miễn phí cũng đang được khá nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.

Tuy nhiên các doanh nghiệp không biết rằng không có thứ gì là miễn phí, việc sử dụng các phần mềm này sẽ tiềm ẩn những nguy cơ rò rỉ các thông tin, tài liệu của doanh nghiệp ra bên ngoài khiến cho hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng. Bên cạnh đó, các phần mềm miễn phí trong quá trình sử dụng sẽ không nhận được bất cứ sự hỗ trợ nào từ đơn vị cung cấp.

Dẫu biết rằng sử dụng các phần mềm miễn phí các doanh nghiệp có thể tiết kiếm được một khoản chi phí khá khá. Nhưng nếu là các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng giấy tờ, hồ sơ lưu trữ quá nhiều thì việc sử dụng các phần mềm miễn phí sẽ không giải quyết được gì bởi hệ thống không gian lưu trữ hạn hẹp không thể đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Chính vì vậy mà việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ trả phí sẽ mang lại hiệu quả cao hơn và hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều trong công tác quản lý.

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tốt nhất 2022

Giao diện của tiện ích quản lý các công văn đi

Top 3 phần mềm quản lý văn bản tốt nhất hiện nay

 Hiện nay, với xu thế phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử. Dưới đây Tech Moss sẽ giới thiệu đến các doanh nghiệp một số phần mềm uy tín như:

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ của Tech Moss

Tech Moss là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý văn bản dành cho các doanh nghiệp đang được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn bởi những tính năng ưu việt mà phần mềm mang lại. Đáp ứng đầy đủ các tính năng từ cơ bản cho đến nâng cao hỗ trợ các nhà quản lý và nhân viên thuận tiện trong công việc. Phần mềm của Tech Moss được đánh giá là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp trong quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, công văn nội bộ, công văn đi và đến hiệu quả, chính xác. Phần mềm của Tech Moss được thiết kế với các tiện ích nổi bật như:

+ Được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.

+ Hỗ trợ tìm kiếm thông tin văn bản, hồ sơ, tài liệu nhanh chóng.

+ Phần mềm có khả năng mở rộng và hiệu chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

+ Dễ dàng chia sẻ tài liệu, hồ sơ nhanh chóng cho các phòng ban.

+ Bảo mật thông tin tuyệt đối.

+ Dễ dàng quản lý từ xa online mọi lúc, mọi nơi trên smartphone.

+ Phân quyền nhân viên chi tiết theo cấp bậc, vị trí làm việc.

+ Hỗ trợ thống kế báo cáo thông minh, khoa học.

Phần mềm CloudOffice

Phần mềm quản lý CloudOffice giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý được các văn bản hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả. Phần mềm được thiết kế với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp đều mong muốn. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm CloudOffice:

+ Giao diện được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng.

+ Hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng và phân loại hiệu quả.

+ Các văn bản, hồ sơ và tài liệu được đảm bảo an toàn tuyệt đối.

+ Tiết kiệm được chi phí cho nhân sự, in ấn và vận hành.

+ Tra cứu, tìm kiếm văn bản, hồ sơ nhanh chóng.

Phần mềm quản lý IBOM

IBOM cũng là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công văn, tài liệu uy tín được nhiều khách hàng sử dụng. Triển khai phần mềm IBOM sẽ hỗ trợ người dùng dễ dàng tra cứu và quản lý các văn bản, công văn hiệu quả, kiểm soát chặt chẽ các tài liệu, văn bản lưu trữ trong kho. Cùng với một số ưu điểm nổi bật như:

+ Dễ dàng tra cứu các hồ sơ, văn bản, giấy tờ.

+ Lưu trữ tài liệu đồng bộ trên cùng một hệ thống.

+ Cắt giảm chi phí cho quản lý và vận hành được chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

+ Tiết kiệm thời gian cho quá trình tìm kiếm hồ sơ, giấy tờ.

+ Lưu chuyển văn bản, hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian di chuyển.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ Tech Moss?

Trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý tài liệu, công văn hiệu quả, chất lượng. Trong đó có phần mềm của Tech Moss cung cấp giải pháp toàn diện quy trình quản lý văn bản dành cho doanh nghiệp. Giải pháp của Tech Moss sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán lưu trữ khối lượng tài liệu, hồ sơ lớn từ xa thông qua internet trên máy tính hoặc qua thiết bị thông minh.

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tốt nhất 2022

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ của Tech Moss

Bên cạnh đó việc ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản, hồ sơ giúp cho sự phối hợp giữa các phòng ban được tốt nhất, kiểm soát và phân loại hồ sơ chính xác và nhanh chóng. Phần mềm được xem là giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến, công văn nội bộ hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc.

Trên đây là những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ. Các doanh nghiệp có thể tìm hiểu và tham khảo để áp dụng nhằm quản lý khoa học và chính xác nhất. Nếu Quý khách hàng cần thêm thông tin về giải pháp phần mềm quản lý của Tech Moss, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin dưới đây.

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com


Thông tin liên hệ


Fanpage

Copyright by Tech Moss 2020. All rights reserved.