Để quản lý được số lượng lớn văn bản trong cơ quan, nhiều công ty đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Tuy nhiên, việc cài đặt phần mềm quản lý văn bản lại không phải đơn giản và ai cũng làm được. Trong bài viết này, Techmoss sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản ngay nhé!
Tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản dựa vào những công nghệ hiện đại để lưu trữ và kiểm soát một lượng lớn văn bản. Nhờ vào phần mềm này, văn bản được sắp xếp một cách hợp lý và khoa học. Người dùng có thể dễ dàng tìm được văn bản mình muốn chỉ thông qua vài thao tác đơn giản.
Với các công ty có số lượng văn bản lớn, phần mềm quản lý bản thực sự là một giải pháp tuyệt vời. Công ty cũng không cần tốn nhiều diện tích để lưu trữ và bảo quản văn bản. Những loại giấy tờ quan trọng cũng không lo bị mục nát hay rách.
Hơn thế nữa, nhà quản trị có thể kiểm tra và sử dụng văn bản từ xa thông qua thiết bị kết nối internet. Điều này giúp tạo nên một lợi thế vượt trội cho công ty trong những trường hợp khẩn cấp.
Các nhân viên cũng tiết kiệm được thời gian tìm và sắp xếp văn bản. Thời gian đó họ có thể tập trung hoàn thiện công việc chuyên môn của mình và đạt hiệu quả tốt hơn.
Văn bản khi lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản cũng được bảo mật an toàn tuyệt đối. Chỉ những cá nhân được cấp quyền mới có thể kiểm soát và tiếp cận dữ liệu.
Xem thêm: 04 ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc
Cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản
Khi công ty bạn muốn đưa phần mềm quản lý văn bản vào thực tiễn, bạn cần tìm hiểu kỹ càng đơn vị cung cấp phần mềm. Thông thường, các phần mềm sẽ được bên cung cấp lắp đặt trực tiếp tại công ty cho bạn.
Một số nơi còn cung cấp thiết bị quản lý nhằm giúp quá trình quản lý hiệu quả nhất. Bạn cũng có thể yêu cầu bên lắp đặt thay đổi một số thao tác, nghiệp vụ để phù hợp nhất với công ty mình.
Với tay nghề của bên lắp đặt, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật. Bạn cũng không nên sử dụng các phần mềm quản lý văn bản miễn phí trên mạng. Những phần mềm đó thường giới hạn chức năng cũng như tính bảo mật dữ liệu không cao. Không có một tổ chức, cá nhân nào đứng ra chịu trách nhiệm nếu phần mềm của bạn bị lộ hay bị hacker xâm nhập.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất
Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý văn bản chất lượng nhất
Nếu công ty bạn đang tìm một nơi cung cấp phần mềm quản lý văn bản, bạn có thể tham khao ngay Techmoss với sản phẩm Phần mềm quản lý văn bản. Phần mềm được Techmoss lắp đặt hoàn toàn miễn phí với đầy đủ chức năng và thiết bị đi kèm tại công ty của bạn.
Phần mềm quản lý văn bản của Techmoss trở nên nổi bật trong nhiều phần mềm quản lý tương tự với những ưu điểm vượt trội. Techmoss đã áp dụng những công nghệ tân tiến và hiện đại nhất hiện nay vào sản phẩm này. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng và tính bảo mật.
Bạn có thể dễ dàng truy cập phần mềm chỉ thông qua thiết bị có kết nối internet như laptop, máy tính, điện thoại di động. Sản phẩm cũng phân cấp quản lý nhằm tránh trường hợp cấp dưới tiết lộ văn bản quan trọng ra ngoài.
Khi lắp đặt, bạn có thể yêu cầu nhân viên thay đổi một vài thao tác để dễ dàng sử dụng nhất. Công ty sẽ luôn đồng hành cùng bạn xuyên suốt quá trình phần mềm hoạt động để giúp đỡ kịp thời nhất.
Trên đây, Techmoss đã hướng dẫn bạn cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về sản phẩm, vui lòng liên hệ Techmoss để nhận sự giúp đỡ kịp thời nhất nhé!