Quy trình quản lý kho thuốc chuyên nghiệp

Để có thể giảm thiểu được chi phí cho việc quản lý kho thuốc cũng như tối ưu hóa các công đoạn kiểm kê số lượng, các nhà thuốc cần phải có một quy trình quản lý. Vậy làm thế nào để có một quy trình quản lý kho thuốc chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy cùng Techmoss tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

Quy trình quản lý kho thuốc là gì?

Quy trình quản lý kho thuốc là trình tự các bước thực hiện công việc trong kho theo các tiêu chuẩn đã đề ra. Từ đó, các công nhân viên sẽ nắm bắt được công việc của mình là gì và cần phải tiến hành các bước như thế nào. Khi áp dụng quy trình chuyên nghiệp, việc quản lý sẽ được hiệu quả hơn và hiệu suất công việc cũng được cải thiện.

Lợi ích mà quy trình quản lý mang lại 

Khi quy trình quản lý không hiệu quả sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn trở nên khó khăn hơn trong vấn đề kiểm tra và quản lý. Quy trình không cụ thể đến đến quá trình hoạt động và lưu trữ sẽ phát sinh những lỗ hổng, sai phạm. Từ đó có thể gây ra những hậu quả không lường trước được.

Việc xây dựng một quy trình quản lý sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

• Quá trình vận hành xuyên suốt, trơn tru bởi mọi thứ đều được sắp xếp có trật tự, logic.

• Nắm bắt được số lượng, chất lượng của thuốc, bám sát tình hình xuất nhập kho. Để từ đó sẽ có những chiến lược kinh doanh phù hợp, đầy tính thiết thực và hiệu quả.

• Công việc sẽ được phân bổ đều cho từng người, từng bộ phận

• Tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.

• Tăng sự hài lòng của khách hàng

Xem thêm: 5 vai trò của phần mềm quản lý nhà thuốc

Quy trình quản lý kho thuốc chuyên nghiệp

Để có được quy trình quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn có thể chia thành 3 hình thức chính như sau:

Quy trình quản lý mã thuốc

Mã thuốc là những cái tên độc nhất của từng sản phẩm hoặc lô hàng trong kho. Việc quản lý kho thuốc bằng mã hàng sẽ giúp cho công việc trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Quy trình quản lý bằng mã vạch gồm 3 bước chính:

• Bước 1: Tiếp nhận những thông tin mới hoặc thay đổi thông tin cho phù hợp. Bởi trong quá trình lưu thông, mã thuốc cần phải thêm mới, thay đổi mã hoặc phải loại bỏ.
• Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu mã thuốc trong kho. Nếu như bạn không kiểm tra kỹ lưỡng hay bỏ qua bước này, các lô thuốc sẽ dẫn tới tình trạng sai mã, trùng lặp mã…
• Bước 3: Cập nhật thông tin. Sau khi đã thực hiện xong 2 bước trên, bạn cần tiến hành cập nhật thông tin mã thuốc trên hệ thống.

Quy trình quản lý nhập thuốc vào kho

Quy trình quản lý thuốc vào kho cũng được thực hiện qua 3 bước sau:

• Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập thuốc vào kho để có thể kiểm soát được quá trình nhập kho được thuận lợi và kịp tiến độ.
• Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu thuốc. Bởi khi có sản phẩm lỗi, hỏng, kém chất lượng thì cần phải báo ngay cho nhà cung cấp để có giải pháp khắc phục kịp thời.
• Bước 3: Hoàn thành nhập kho.

Quy trình quản lý xuất thuốc ra kho

Xuất kho là hoạt động đưa thuốc, hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm ra khỏi kho. Việc này nhằm phục vụ cho mục đích mua bán, trao đổi, chuyển tới nơi khác, phục vụ sản xuất.

Quy trình quản lý xuất kho gồm 4 bước như sau:

• Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho đến cấp trên.
• Bước 2: Kiểm tra lại hàng tồn kho.
• Bước 3:  Lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán thuốc.
• Bước 4: Xuất kho và cập nhật lại thông tin. Khi đã hoàn tất các thủ tục giấy tờ, bộ phận quản lý kho sẽ dựa vào thông tin trên phiếu để lấy chính xác những loại thuốc mà người mua cần. Sau đó tiến hành cập nhật lại thông tin lên hệ thống.

Xem thêm: Vai trò quan trọng của phần mềm quản lý nhà thuốc

Qua bài viết trên, Techmoss đã chia sẻ đến bạn những quy trình quản lý kho thuốc chuyên nghiệp. Nếu còn thắc mắc hay cần tư vấn, hãy liên hệ ngay đến chúng tôi nhé!