Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất

Các cơ quan ban ngành thường xuyên phải xử lý một lượng lớn văn bản. Chỉ với một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những rắc rối cho toàn thể. Với sự ra đời của phần mềm quản lý văn bản, việc xử lý và kiểm soát văn bản diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, Techmoss sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất đến bạn ngay nhé!

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản

Quản lý hiệu quả

Trước đây, các phòng ban thường phải lưu trữ hồ sơ và tài liệu bản cứng cồng kềnh, tốn diện tích. Một số chất liệu giấy in không tốt sau một thời gian dài có thể bị mục, nát.

Với phần mềm quản lý văn bản, các tài liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số. Bạn không cần phải tìm kiếm từ chồng tài liệu này sang chồng tài liệu khác. Thay vào đó, việc bạn cần là nhập tên đầu mục trên phần mềm.

Quản lý thông qua phần mềm vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm cả chi phí. Công ty bạn sẽ không phải bỏ ra một số tiền lớn để in ấn tài liệu, lưu trữ và bảo quản nữa.

Dễ dàng tra cứu

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể tra cứu được tài liệu mình cần trên bất cứ nền tảng nào. Hiện tại, các phần mềm hỗ trợ cung cấp dữ liệu trên thiết bị có kết nối Internet như máy tính, điện thoại thông minh,…

Bảo mật dữ liệu

Không phải ai cũng có thể tiếp cận được tài liệu được lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản. Nếu muốn tìm kiếm và sử dụng văn bản, bạn phải được cung cấp tài khoản và quyền sử dụng.

Nhờ vậy mà hạn chế trường hợp dữ liệu rơi vào tay kẻ xấu và bị phát tán ra bên ngoài. Bạn nên sử dụng phần mềm của các công ty uy tín và chuyên nghiệp để được bảo vệ tốt nhất.

Xem thêm: Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Thực ra, phần mềm quản lý văn bản cũng hoạt động tương tự các phần mềm quản lý khác. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ được bên cung cấp bàn giao chi tiết cho bạn.

Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về trang thiết bị, nhân lực để nhận tiếp nhận hỗ trợ hiệu quả nhất. Một đơn vị cung cấp phần mềm có trách nhiệm và uy tín sẽ cho bạn biết tất cả các thông tin trên mọi phương diện.

Họ đồng thời cũng sẽ hỗ trợ bạn xuyên suốt quá trình phần mềm đi vào vận hành nên bạn không cần quá phải lo lắng.

Xem thêm: Top 5 tổ chức tư vấn chứng nhận ISO uy tín tại Việt Nam

Gợi ý phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp nhất hiện nay

Nếu bạn chưa tìm được một phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo ngay Phần mềm quản lý văn bản đến từ Techmoss. Công ty cam kết sẽ hưỡng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bạn một cách chi tiết nhất tới quý khách hàng.

Ngoài ra, công ty cũng sẽ hỗ trợ khách hàng trong quá trình vận hành phần mềm. Để phù hợp hơn, khách hàng có thể yêu cầu sửa đổi thao tác và nghiệp vụ trên phần mềm.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm quản lý, Techmoss cam kết về chất lượng và tính bảo mật của sản phẩm. Bạn sẽ không cần lo lắng đến trường hợp thông tin bị kẻ gian xâm nhập và đánh cắp.

Phần mềm cũng sở hữu nhiều tính năng vượt trội như quản lý văn bản, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, thống kê báo cáo chính xác,…nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng.

Trên đây, Techmoss đã hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất đến bạn. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về sản phẩm, vui lòng liên hệ Techmoss để được giải đáp nhanh nhất nhé!