cach-cai-dat-phan-mem-quan-ly-van-ban.png

29/11/2022

Để quản lý được số lượng lớn văn bản trong cơ quan, nhiều công ty đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Tuy nhiên, việc cài đặt phần mềm quản lý văn bản lại không phải đơn giản và ai cũng làm được. Trong bài viết này, Techmoss sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản ngay nhé!

Tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản dựa vào những công nghệ hiện đại để lưu trữ và kiểm soát một lượng lớn văn bản. Nhờ vào phần mềm này, văn bản được sắp xếp một cách hợp lý và khoa học. Người dùng có thể dễ dàng tìm được văn bản mình muốn chỉ thông qua vài thao tác đơn giản.

Với các công ty có số lượng văn bản lớn, phần mềm quản lý bản thực sự là một giải pháp tuyệt vời. Công ty cũng không cần tốn nhiều diện tích để lưu trữ và bảo quản văn bản. Những loại giấy tờ quan trọng cũng không lo bị mục nát hay rách.

Hơn thế nữa, nhà quản trị có thể kiểm tra và sử dụng văn bản từ xa thông qua thiết bị kết nối internet. Điều này giúp tạo nên một lợi thế vượt trội cho công ty trong những trường hợp khẩn cấp.

cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản 3

Các nhân viên cũng tiết kiệm được thời gian tìm và sắp xếp văn bản. Thời gian đó họ có thể tập trung hoàn thiện công việc chuyên môn của mình và đạt hiệu quả tốt hơn.

Văn bản khi lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản cũng được bảo mật an toàn tuyệt đối. Chỉ những cá nhân được cấp quyền mới có thể kiểm soát và tiếp cận dữ liệu.

Xem thêm: 04 ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc

Cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản

Khi công ty bạn muốn đưa phần mềm quản lý văn bản vào thực tiễn, bạn cần tìm hiểu kỹ càng đơn vị cung cấp phần mềm. Thông thường, các phần mềm sẽ được bên cung cấp lắp đặt trực tiếp tại công ty cho bạn.

Một số nơi còn cung cấp thiết bị quản lý nhằm giúp quá trình quản lý hiệu quả nhất. Bạn cũng có thể yêu cầu bên lắp đặt thay đổi một số thao tác, nghiệp vụ để phù hợp nhất với công ty mình.

Với tay nghề của bên lắp đặt, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật. Bạn cũng không nên sử dụng các phần mềm quản lý văn bản miễn phí trên mạng. Những phần mềm đó thường giới hạn chức năng cũng như tính bảo mật dữ liệu không cao. Không có một tổ chức, cá nhân nào đứng ra chịu trách nhiệm nếu phần mềm của bạn bị lộ hay bị hacker xâm nhập.

cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản 2

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất

Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý văn bản chất lượng nhất

Nếu công ty bạn đang tìm một nơi cung cấp phần mềm quản lý văn bản, bạn có thể tham khao ngay Techmoss với sản phẩm Phần mềm quản lý văn bản. Phần mềm được Techmoss lắp đặt hoàn toàn miễn phí với đầy đủ chức năng và thiết bị đi kèm tại công ty của bạn.

Phần mềm quản lý văn bản của Techmoss trở nên nổi bật trong nhiều phần mềm quản lý tương tự với những ưu điểm vượt trội. Techmoss đã áp dụng những công nghệ tân tiến và hiện đại nhất hiện nay vào sản phẩm này. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng và tính bảo mật.

cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản 1

Bạn có thể dễ dàng truy cập phần mềm chỉ thông qua thiết bị có kết nối internet như laptop, máy tính, điện thoại di động. Sản phẩm cũng phân cấp quản lý nhằm tránh trường hợp cấp dưới tiết lộ văn bản quan trọng ra ngoài.

Khi lắp đặt, bạn có thể yêu cầu nhân viên thay đổi một vài thao tác để dễ dàng sử dụng nhất. Công ty sẽ luôn đồng hành cùng bạn xuyên suốt quá trình phần mềm hoạt động để giúp đỡ kịp thời nhất.

Trên đây, Techmoss đã hướng dẫn bạn cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về sản phẩm, vui lòng liên hệ Techmoss để nhận sự giúp đỡ kịp thời nhất nhé!

04-uu-diem-cua-phan-mem-quan-ly-van-ban-ho-so-cong-viec.png

15/11/2022

Ngày nay, khi cuộc sống của con người ngày càng phát triển và bộn bề công việc thì sự xuất hiện của các phần mềm quản lý là vô cùng cần thiết. Là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiều ngành như quản lý hồ sơ, tài liệu, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và mang lại hiệu quả quản trị cao. Để biết thêm thông tin hữu ích về phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc, hãy tham khảo bài viết này của Tech Moss ngay bây giờ.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Bằng cách chuyển từ văn phòng giấy sang phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian trong việc tạo lập, chuyển giao, lưu trữ và xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu được lưu trữ tập trung, tiết kiệm thời gian di chuyển và ít tốn công sức hơn để tìm, duyệt và theo dõi hồ sơ.

Đồng thời, doanh nghiệp giảm được các chi phí như mua văn phòng phẩm, in tài liệu, mua tài liệu như nạp mực, mua giấy in, mua bảo trì máy móc. Chi phí thuê nhân viên thực hiện công việc cũng có thể giảm đi rất nhiều nhờ sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm.

Nâng cao hiệu suất công việc

Trái ngược với cách làm việc truyền thống, quản lý tài liệu bằng phần mềm giúp nhân viên phân phối công việc một cách chính xác. Tất cả các nghiệp vụ, bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản, văn bản nội bộ,… đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và xử lý dữ liệu về tài liệu trong phần mềm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian xử lý và cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ khác, quan trọng hơn để cải thiện hiệu suất công việc của mình. Mặt khác, cả giám đốc và nhân viên sử dụng phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc đều có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hay địa điểm cố định. Vì vậy, nó là một công cụ năng suất rất hiệu quả.

phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc

Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản thường được tích hợp nhiều tính năng tuyệt vời để hỗ trợ tối đa công việc của một công ty.

  • Chức năng chia sẻ thông tin: Người dùng có thể thảo luận pháp luật, gửi tin tức và thông báo, chia sẻ thông tin nhanh chóng thông qua hệ thống phần mềm.
  • Lên lịch làm việc: Người dùng có thể dễ dàng quản lý lịch cá nhân của mình để sắp xếp công việc học tập.
  • Khả năng thống kê và báo cáo: Tổng hợp và đánh giá hiệu quả công việc để đưa ra định hướng phát triển các kế hoạch mới.

phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc

Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật

Một nhược điểm lớn của văn phòng truyền thống là việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ, tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất lạc, cháy, hỏng, thất lạc tài liệu. Phần mềm quản lý văn bản đã khắc phục tối đa những vấn đề này. Tất cả các văn bản, tài liệu, hồ sơ,… của công ty đều được lưu trữ an toàn trong một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất với độ bảo mật tối đa. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý tài liệu. Điều này giảm thiểu rủi ro lộ hoặc mất dữ liệu có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn.

>>>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất

Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ?

Trên thực tế, các phương pháp quản lý truyền thống trong các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Tài liệu thường được lưu trữ trong các kho lưu trữ hoặc thư viện được đánh số để dễ dàng tìm kiếm. Tuy nhiên, khi lượng thông tin, tài liệu ngày càng nhiều thì quản lý kho không còn là giải pháp phù hợp. Nó có rất nhiều không gian lưu trữ, vì vậy việc tìm kiếm nó có thể khó khăn. Vì vậy áp dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề trên. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

+ Tiết kiệm thời gian truy cập tài liệu, hồ sơ và chi phí thuê nhân viên hành chính. 

+ Tránh thiệt hại thông qua tiết kiệm khách quan. 

+ Dễ dàng đồng bộ và chuyển thông tin giữa các phòng ban. 

+ Quản lý hồ sơ, tài liệu một cách khoa học và hiệu quả. 

+ Tăng hiệu quả công việc giữa các bộ phận và nhân viên. 

+ Quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng.

phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc

>>>>> Xem thêm: Chuỗi nhà thuốc nên dùng phần mềm nào để quản lý

Đây là 4 lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý hồ sơ công việcTech Moss đã chia sẻ tới bạn. Trong thời đại số hóa bùng nổ, việc sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ mới nhất, trong đó có giải pháp phần mềm quản lý văn bản là xu hướng tất yếu để các công ty phát triển bền vững.

huong-dan-su-dung-phan-mem-quan-ly-van-ban.png

14/11/2022

Các cơ quan ban ngành thường xuyên phải xử lý một lượng lớn văn bản. Chỉ với một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những rắc rối cho toàn thể. Với sự ra đời của phần mềm quản lý văn bản, việc xử lý và kiểm soát văn bản diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, Techmoss sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất đến bạn ngay nhé!

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản

Quản lý hiệu quả

Trước đây, các phòng ban thường phải lưu trữ hồ sơ và tài liệu bản cứng cồng kềnh, tốn diện tích. Một số chất liệu giấy in không tốt sau một thời gian dài có thể bị mục, nát.

Với phần mềm quản lý văn bản, các tài liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số. Bạn không cần phải tìm kiếm từ chồng tài liệu này sang chồng tài liệu khác. Thay vào đó, việc bạn cần là nhập tên đầu mục trên phần mềm.

Quản lý thông qua phần mềm vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm cả chi phí. Công ty bạn sẽ không phải bỏ ra một số tiền lớn để in ấn tài liệu, lưu trữ và bảo quản nữa.

phần mềm quản lý văn bản 1

Dễ dàng tra cứu

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể tra cứu được tài liệu mình cần trên bất cứ nền tảng nào. Hiện tại, các phần mềm hỗ trợ cung cấp dữ liệu trên thiết bị có kết nối Internet như máy tính, điện thoại thông minh,…

Bảo mật dữ liệu

Không phải ai cũng có thể tiếp cận được tài liệu được lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản. Nếu muốn tìm kiếm và sử dụng văn bản, bạn phải được cung cấp tài khoản và quyền sử dụng.

Nhờ vậy mà hạn chế trường hợp dữ liệu rơi vào tay kẻ xấu và bị phát tán ra bên ngoài. Bạn nên sử dụng phần mềm của các công ty uy tín và chuyên nghiệp để được bảo vệ tốt nhất.

phần mềm quản lý văn bản 2

Xem thêm: Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Thực ra, phần mềm quản lý văn bản cũng hoạt động tương tự các phần mềm quản lý khác. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ được bên cung cấp bàn giao chi tiết cho bạn.

Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về trang thiết bị, nhân lực để nhận tiếp nhận hỗ trợ hiệu quả nhất. Một đơn vị cung cấp phần mềm có trách nhiệm và uy tín sẽ cho bạn biết tất cả các thông tin trên mọi phương diện.

Họ đồng thời cũng sẽ hỗ trợ bạn xuyên suốt quá trình phần mềm đi vào vận hành nên bạn không cần quá phải lo lắng.

phần mềm quản lý văn bản 3

Xem thêm: Top 5 tổ chức tư vấn chứng nhận ISO uy tín tại Việt Nam

Gợi ý phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp nhất hiện nay

Nếu bạn chưa tìm được một phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo ngay Phần mềm quản lý văn bản đến từ Techmoss. Công ty cam kết sẽ hưỡng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bạn một cách chi tiết nhất tới quý khách hàng.

Ngoài ra, công ty cũng sẽ hỗ trợ khách hàng trong quá trình vận hành phần mềm. Để phù hợp hơn, khách hàng có thể yêu cầu sửa đổi thao tác và nghiệp vụ trên phần mềm.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm quản lý, Techmoss cam kết về chất lượng và tính bảo mật của sản phẩm. Bạn sẽ không cần lo lắng đến trường hợp thông tin bị kẻ gian xâm nhập và đánh cắp.

Phần mềm cũng sở hữu nhiều tính năng vượt trội như quản lý văn bản, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, thống kê báo cáo chính xác,…nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng.

Trên đây, Techmoss đã hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất đến bạn. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về sản phẩm, vui lòng liên hệ Techmoss để được giải đáp nhanh nhất nhé!

Phan-mem-quan-ly-van-ban-bang-Access-700.jpg

22/09/2022

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản bằng Access và Excel hiện nay đang là những phương thức được nhiều tổ chức và doanh nghiệp sử dụng. Nhưng nếu phải lựa chọn 1 trong 2 thì đâu sẽ là ưu tiên của bạn? Vì sao? Cùng tìm câu trả lời với Techmoss qua bài so sánh nhanh dưới đây nhé!

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản?

Trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học điện tử ngày nay, các phần mềm công nghệ đang ngày càng phát triển và có tính ứng dụng cao hơn trong cuộc sống, giúp chúng ta nâng cao hiệu quả làm việc và xử lý vấn đề của nhiều lĩnh vực, một trong số đó là các phần mềm quản lý văn bản, tài liệu.

So với các thức truyền thống, việc sử dụng các phần mềm này mang lại rất nhiều hiệu quả và ưu điểm nổi bật, như:

  • Giúp việc quản lý, sắp xếp tài liệu nhanh chóng hơn, khoa học và tìm kiếm thuận tiện hơn
  • Hạn chế tối đa các rủi ro thất lạc, hỏng tài liệu do yếu tố thời gian và môi trường
  • Giảm bớt các chi phí nhân sự quản lý, chi phí in ấn
  • Không cần tốn nhiều không gian lưu trữ, tiết kiệm tài nguyên (giấy được làm từ gỗ)
  • Có thể thông qua mạng nội bộ hoặc mạng internet để đồng bộ, truyền tải và gửi công văn, tài liệu một cách dễ dàng
  • Khả năng bảo mật cao hơn

Xem thêm: Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản?

So sánh phần mềm quản lý văn bản bằng Access và bằng Excel

Trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý văn bản bằng Access và Excel đang được coi là những sự lựa chọn hàng đầu cho việc lưu trữ, quản lý tài liệu và hồ sơ.

Tuy nhiên, mỗi phần mềm này lại có những đặc điểm riêng để phù hợp với từng đối tượng, mục đích sử dụng cụ thể. Nếu phải đưa ra đánh giá hay lựa chọn đâu là phần mềm số 1, hay loại nào tốt hơn thì cách duy nhất là cùng so sánh chúng.

Phần mềm quản lý văn bản bằng Access

Ưu điểm:

  • Khả năng lọc thông tin, sắp xếp và phân tích dữ liệu tốt
  • Có tính phù hợp cao, giao diện thân thiện, dễ dùng
  • Bảo mật tốt
  • Có khả năng liên kết với các nguồn thông tin, dữ liệu bên ngoài (các file dữ liệu, hệ thống cơ sở dữ liệu ngoài…)
  • Hỗ trợ làm việc và lưu trữ được các file tài liệu có kích thước tương đối lớn

Nhược điểm:

  • Khó làm việc với các tệp, file tài liệu có tính phức tạp và dung lượng lớn
  • Việc triển khai quản lý thông qua mạng Internet gặp khó khăn và khiến công tác tổ chức quản lý gặp nhiều vấn đề
  • Không thực sự phù hợp nếu doanh nghiệp phải liên kết, làm việc với các bộ, ban ngành hay đối tác bên ngoài (vì phải sử dụng tới Internet)
  • Phần mềm quản lý văn bản bằng Access cần nhiều thời gian và công sức hơn để xây dựng mô hình quản lý văn bản, tài liệu

Xem thêm: So sánh các phần mềm quản lý bệnh viện phổ biến hiện nay, đâu là số 1?

So sánh phần mềm quản lý văn bản bằng Access và bằng Excel

Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel

Ưu điểm:

  • Là một trong những phần mềm văn phòng phổ biến đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay
  • Excel có tính linh hoạt cao, có thể tự do tùy biến và thiết lập theo cách làm việc riêng của từng đơn vị
  • Khả năng tiếp cận người dùng của phần mềm Excel hiện nay tốt hơn rất nhiều
  • Chỉ cần đầu tư một lần với khoản phí cực thấp
  • Dễ dàng tùy chỉnh để thêm bớt dữ liệu cho phù hợp với từng phòng, từng công việc
  • Hỗ trợ các tính năng phân tích, báo cáo, thống kê và sơ đồ
  • Tích hợp sẵn các công cụ tính toán, các công thức và biểu đồ

Nhược điểm:

  • Khó khai thác triệt để với các doanh nghiệp, tổ chức lớn
  • Không thực sự phù hợp với các loại báo cáo, tài liệu cần thống kê chi tiết từng số liệu
  • Yêu cầu người dùng cần có kiến thức hoặc thông qua một khóa học cơ bản để có thể sử dụng thành thạo
  • Việc nhập dữ liệu hoàn toàn thủ công, dễ sai số, nhầm lẫn

Trên đây là một vài phân tích cũng như so sánh nhanh về những đặc điểm của phần mềm quản lý văn bản bằng Access và Excel. Hy vọng qua chia sẻ này của Techmoss, các bạn có thể chọn được một phần mềm tối ưu nhất với doanh nghiệp của mình.

Thông tin liên hệ


Fanpage

Copyright by Tech Moss. All rights reserved.

Liên hệ