Ngày nay, khi cuộc sống của con người ngày càng phát triển và bộn bề công việc thì sự xuất hiện của các phần mềm quản lý là vô cùng cần thiết. Là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiều ngành như quản lý hồ sơ, tài liệu, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và mang lại hiệu quả quản trị cao. Để biết thêm thông tin hữu ích về phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc, hãy tham khảo bài viết này của Tech Moss ngay bây giờ.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Bằng cách chuyển từ văn phòng giấy sang phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian trong việc tạo lập, chuyển giao, lưu trữ và xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu được lưu trữ tập trung, tiết kiệm thời gian di chuyển và ít tốn công sức hơn để tìm, duyệt và theo dõi hồ sơ.

Đồng thời, doanh nghiệp giảm được các chi phí như mua văn phòng phẩm, in tài liệu, mua tài liệu như nạp mực, mua giấy in, mua bảo trì máy móc. Chi phí thuê nhân viên thực hiện công việc cũng có thể giảm đi rất nhiều nhờ sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm.

Nâng cao hiệu suất công việc

Trái ngược với cách làm việc truyền thống, quản lý tài liệu bằng phần mềm giúp nhân viên phân phối công việc một cách chính xác. Tất cả các nghiệp vụ, bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản, văn bản nội bộ,… đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và xử lý dữ liệu về tài liệu trong phần mềm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian xử lý và cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ khác, quan trọng hơn để cải thiện hiệu suất công việc của mình. Mặt khác, cả giám đốc và nhân viên sử dụng phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc đều có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hay địa điểm cố định. Vì vậy, nó là một công cụ năng suất rất hiệu quả.

Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản thường được tích hợp nhiều tính năng tuyệt vời để hỗ trợ tối đa công việc của một công ty.

• Chức năng chia sẻ thông tin: Người dùng có thể thảo luận pháp luật, gửi tin tức và thông báo, chia sẻ thông tin nhanh chóng thông qua hệ thống phần mềm.
• Lên lịch làm việc: Người dùng có thể dễ dàng quản lý lịch cá nhân của mình để sắp xếp công việc học tập.
• Khả năng thống kê và báo cáo: Tổng hợp và đánh giá hiệu quả công việc để đưa ra định hướng phát triển các kế hoạch mới.

Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật

Một nhược điểm lớn của văn phòng truyền thống là việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ, tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất lạc, cháy, hỏng, thất lạc tài liệu. Phần mềm quản lý văn bản đã khắc phục tối đa những vấn đề này. Tất cả các văn bản, tài liệu, hồ sơ,… của công ty đều được lưu trữ an toàn trong một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất với độ bảo mật tối đa. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý tài liệu. Điều này giảm thiểu rủi ro lộ hoặc mất dữ liệu có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn.

>>>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản chi tiết nhất

Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ?

Trên thực tế, các phương pháp quản lý truyền thống trong các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Tài liệu thường được lưu trữ trong các kho lưu trữ hoặc thư viện được đánh số để dễ dàng tìm kiếm. Tuy nhiên, khi lượng thông tin, tài liệu ngày càng nhiều thì quản lý kho không còn là giải pháp phù hợp. Nó có rất nhiều không gian lưu trữ, vì vậy việc tìm kiếm nó có thể khó khăn. Vì vậy áp dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề trên. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

+ Tiết kiệm thời gian truy cập tài liệu, hồ sơ và chi phí thuê nhân viên hành chính. 

+ Tránh thiệt hại thông qua tiết kiệm khách quan. 

+ Dễ dàng đồng bộ và chuyển thông tin giữa các phòng ban. 

+ Quản lý hồ sơ, tài liệu một cách khoa học và hiệu quả. 

+ Tăng hiệu quả công việc giữa các bộ phận và nhân viên. 

+ Quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng.

>>>>> Xem thêm: Chuỗi nhà thuốc nên dùng phần mềm nào để quản lý

Đây là 4 lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý hồ sơ công việc mà Tech Moss đã chia sẻ tới bạn. Trong thời đại số hóa bùng nổ, việc sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ mới nhất, trong đó có giải pháp phần mềm quản lý văn bản là xu hướng tất yếu để các công ty phát triển bền vững.