Sử dụng phần mềm quản lý văn bản bằng Access và Excel hiện nay đang là những phương thức được nhiều tổ chức và doanh nghiệp sử dụng. Nhưng nếu phải lựa chọn 1 trong 2 thì đâu sẽ là ưu tiên của bạn? Vì sao? Cùng tìm câu trả lời với Techmoss qua bài so sánh nhanh dưới đây nhé!
Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản?
Trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học điện tử ngày nay, các phần mềm công nghệ đang ngày càng phát triển và có tính ứng dụng cao hơn trong cuộc sống, giúp chúng ta nâng cao hiệu quả làm việc và xử lý vấn đề của nhiều lĩnh vực, một trong số đó là các phần mềm quản lý văn bản, tài liệu.
So với các thức truyền thống, việc sử dụng các phần mềm này mang lại rất nhiều hiệu quả và ưu điểm nổi bật, như:
- Giúp việc quản lý, sắp xếp tài liệu nhanh chóng hơn, khoa học và tìm kiếm thuận tiện hơn
- Hạn chế tối đa các rủi ro thất lạc, hỏng tài liệu do yếu tố thời gian và môi trường
- Giảm bớt các chi phí nhân sự quản lý, chi phí in ấn
- Không cần tốn nhiều không gian lưu trữ, tiết kiệm tài nguyên (giấy được làm từ gỗ)
- Có thể thông qua mạng nội bộ hoặc mạng internet để đồng bộ, truyền tải và gửi công văn, tài liệu một cách dễ dàng
- Khả năng bảo mật cao hơn
- …
So sánh phần mềm quản lý văn bản bằng Access và bằng Excel
Trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý văn bản bằng Access và Excel đang được coi là những sự lựa chọn hàng đầu cho việc lưu trữ, quản lý tài liệu và hồ sơ.
Tuy nhiên, mỗi phần mềm này lại có những đặc điểm riêng để phù hợp với từng đối tượng, mục đích sử dụng cụ thể. Nếu phải đưa ra đánh giá hay lựa chọn đâu là phần mềm số 1, hay loại nào tốt hơn thì cách duy nhất là cùng so sánh chúng.
Phần mềm quản lý văn bản bằng Access
Ưu điểm:
- Khả năng lọc thông tin, sắp xếp và phân tích dữ liệu tốt
- Có tính phù hợp cao, giao diện thân thiện, dễ dùng
- Bảo mật tốt
- Có khả năng liên kết với các nguồn thông tin, dữ liệu bên ngoài (các file dữ liệu, hệ thống cơ sở dữ liệu ngoài…)
- Hỗ trợ làm việc và lưu trữ được các file tài liệu có kích thước tương đối lớn
Nhược điểm:
- Khó làm việc với các tệp, file tài liệu có tính phức tạp và dung lượng lớn
- Việc triển khai quản lý thông qua mạng Internet gặp khó khăn và khiến công tác tổ chức quản lý gặp nhiều vấn đề
- Không thực sự phù hợp nếu doanh nghiệp phải liên kết, làm việc với các bộ, ban ngành hay đối tác bên ngoài (vì phải sử dụng tới Internet)
- Phần mềm quản lý văn bản bằng Access cần nhiều thời gian và công sức hơn để xây dựng mô hình quản lý văn bản, tài liệu
Xem thêm: So sánh các phần mềm quản lý bệnh viện phổ biến hiện nay, đâu là số 1?
Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel
Ưu điểm:
- Là một trong những phần mềm văn phòng phổ biến đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay
- Excel có tính linh hoạt cao, có thể tự do tùy biến và thiết lập theo cách làm việc riêng của từng đơn vị
- Khả năng tiếp cận người dùng của phần mềm Excel hiện nay tốt hơn rất nhiều
- Chỉ cần đầu tư một lần với khoản phí cực thấp
- Dễ dàng tùy chỉnh để thêm bớt dữ liệu cho phù hợp với từng phòng, từng công việc
- Hỗ trợ các tính năng phân tích, báo cáo, thống kê và sơ đồ
- Tích hợp sẵn các công cụ tính toán, các công thức và biểu đồ
Nhược điểm:
- Khó khai thác triệt để với các doanh nghiệp, tổ chức lớn
- Không thực sự phù hợp với các loại báo cáo, tài liệu cần thống kê chi tiết từng số liệu
- Yêu cầu người dùng cần có kiến thức hoặc thông qua một khóa học cơ bản để có thể sử dụng thành thạo
- Việc nhập dữ liệu hoàn toàn thủ công, dễ sai số, nhầm lẫn
Trên đây là một vài phân tích cũng như so sánh nhanh về những đặc điểm của phần mềm quản lý văn bản bằng Access và Excel. Hy vọng qua chia sẻ này của Techmoss, các bạn có thể chọn được một phần mềm tối ưu nhất với doanh nghiệp của mình.
