Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?
Mục lục bài viết
Bất kỳ một doanh nghiệp hay cơ sở kinh doanh nào đều luôn có một lượng lớn văn bản và hồ sơ cần lưu trữ, quản lý. Chính vì thế, việc ứng dụng công nghệ vào công việc, đặc biệt là các phần mềm quản lý hồ sơ mang tới rất nhiều ích lợi. Cùng Techmoss tìm hiểu xem, khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, chúng ta sẽ được gì nhé!
Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ
Việc quản lý hồ sơ trong công sở, công ty hay bất cứ đơn vị hành chính nào chưa bao giờ là đơn giản hay nhẹ nhàng. Đặc biệt với các cơ quan hành chính công, khi lượng giấy tờ và hồ sơ phải tiếp nhận và thực hiện mỗi ngày đều vô cùng nhiều.
Chính vì thế, công tác quản lý hồ sơ có vai trò vô cùng quan trọng:
- Giúp việc tìm kiếm và tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời hơn
- Giúp tránh mất, hỏng, thất lạc hồ sơ
- Giúp công tác lưu trữ tốt hơn
- Đảm bảo được an toàn và bí mật cá nhân cũng như các thông tin khác
- Phục vụ công tác phân loại, đánh giá tốt hơn
- …
Xem thêm: Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý kho dược bệnh viện?
Ưu điểm của các phần mềm quản lý hồ sơ hiện nay
Với khả năng của con người và các thao tác thủ công, sẽ có rất nhiều bất cập cũng như tỷ lệ xảy ra sai sót là rất lớn khi phải làm việc với một “núi” hồ sơ, giấy tờ các loại.
Chính vì thế, việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc hàng ngày. Cụ thể:
Tiết kiệm thời gian
Với sự phục vụ của phần mềm quản lý hồ sơ, mọi công việc đều có thể được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn. Từ việc tạo lập hồ sơ mới, phân loại, quản lý hay lưu trữ đều có thể thực hiện trực tiếp trên máy với những mẫu có sẵn mà không cần viết tay như trước đây.
Tiết kiệm chi phí nhân lực
Với việc lưu trữ và quản lý hồ sơ thủ công sẽ cần nhiều người để thực hiện, nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm, chỉ cần 1 hoặc 2 người là có thể bảo đảm hoàn thành mọi công việc. Vừa giảm bớt được chi phí thuê nhân công, vừa giảm được khả năng sai lệch thông tin giữa những cá nhân khác nhau.
Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc
Mỗi văn bản và hồ sơ đều yêu cầu sự chính xác về câu từ, số hiệu văn bản, thời gian lập… nhưng các phần mềm quản lý hồ sơ hiện nay đều được tích hợp sẵn các mẫu văn bản phổ thông, giúp hiệu quả làm việc được tăng lên.
Đồng thời, việc kiểm tra, xử lý, sửa chữa thông tin sai lệch cũng đơn giản hơn rất nhiều.
Tốc độ lưu trữ nhanh, an toàn
Đa số các phần mềm hiện nay đều có thể được lưu trữ lên bộ nhớ đám mây, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không gian lưu trữ.
Ngoài ra, tốc độ xử lý thông tin nhanh hơn, an toàn hơn khi không cần lo về việc văn bản, hồ sơ giấy bị ố, mốc, cháy hay bị hư hỏng do tác động nào.
Dễ dàng chia sẻ thông tin
Nhờ mạng kết nối nội bộ hoặc internet mà các nhân viên, các phòng ban, các bộ phận, doanh nghiệp và Nhà nước có thể kết nối và chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều so với các phương thức truyền thống trước đây.
Khả năng sử dụng linh hoạt
Phần mềm quản lý hồ sơ có thể sử dụng trực tiếp trên hệ thống, cũng có thể tải xuống lưu trữ trên từng máy tính cá nhân hay thậm chí in ra nhanh chóng để sử dụng.
Với các phần mềm này, bạn cũng có thể truy cập hệ thống để tìm kiếm thông tin, quản lý việc lưu trữ một cách đơn giản và ở bất cứ đâu.
Đồng bộ thông tin
Chỉ cần có tài khoản và được liên kết với hệ thống, thông tin có thể được đồng bộ nhanh chóng giữa các phòng ban, giữa dữ liệu cũ và mới, đặc biệt là các văn bản, hồ sơ cần cập nhật, sửa đổi.
Các tiện ích mở rộng khác
Ngoài việc quản lý văn bản và hồ sơ, các phần mềm này hiện nay còn được tích hợp thêm rất nhiều tính năng khác như thông báo lịch họp, lịch làm việc, ghi chú, tạo mới, thống kê, báo cáo hay phân loại danh mục lưu trữ…
Những tiện ích này giúp phần mềm có thể dễ dàng phù hợp với nhiều đơn vị và quy mô doanh nghiệp khác nhau, đồng thời có thể sử dụng như một phần mềm văn phòng tiện dụng.
Trên đây là những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý hồ sơ mà Techmoss muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng những thông tin trên sẽ có ích khi bạn đang lưỡng lự trong việc ra quyết định của mình.
