Hiện nay, có rất nhiều các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đều đang gặp khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Bởi vì số lượng tài liệu vật lý ngày một nhiều lên theo thời gian. Từ đó mà họ phải sử dụng tới các phần mềm quản lý hồ sơ. Vậy bạn đã biết cách tạo phần mềm quản lý hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng chưa? Cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây của TechMoss nhé!
Phần mềm quản lý hồ sơ là gì?
Phần mềm quản lý hồ sơ là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc lưu trữ và quản lý văn bản, hồ sơ của doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép họ có thể thực hiện phê duyệt, lưu trữ, quản lý cũng như tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng, hiệu quả. Từ đó, tạo nên một quy trình làm việc khép kín, giúp cho các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động một cách hiệu quả.
Nhờ việc sử dụng phần mềm mà các hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được số hóa nhanh chóng, lưu trữ một cách khoa học trên hệ thống, thuận tiện cho công tác tìm kiếm.
Chính vì những lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ mang lại mà nó đã nhanh chóng trở thành giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý tài liệu hồ sơ và vận hành quy trình hoạt động của doanh nghiệp ổn định.
Xem thêm: 04 ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?
Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý
Trước khi xuất hiện phần mềm quản lý hồ sơ, hầu hết các doanh nghiệp đều có những kho lưu trữ và sử dụng số lượng lớn các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách để quản lý và lưu trữ tài liệu. Chính vì điều này mà doanh nghiệp phải chi trả một số tiền không hề nhỏ cho chi phí vận hành các kho tài liệu như vậy (in ấn, xây dựng kho, nhân sự quản lý,..). Hơn thế nữa, việc sắp xếp và tìm kiếm các hồ sơ tại kho cũng làm mất rất nhiều thời gian và công sức.
Hiện nay, phần mềm quản lý hồ sơ chính là một giải pháp hỗ trợ số hóa, lưu trữ các hồ sơ từ bản cứng thành các file tài liệu số, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn rất nhiều.
Có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi
Ngày nay, xu thế làm việc từ xa đang dần trở nên phổ biến hơn. Nếu trong quá trình làm việc, nhân sự đang cần sử dụng đến tài liệu, hồ sơ nhưng lại không thể trực tiếp đến văn phòng. Hoặc khi họ cần gấp thì việc sử dụng các tài liệu giấy đều mang lại rất nhiều bất tiện. Tuy nhiên, các phần mềm lưu trữ hồ sơ sẽ khắc phục được những bất tiện này, nhân sự có thể sử dụng và tra cứu tài liệu mà không lo bị giới hạn về không gian và thời gian.
Hạn chế hư hỏng, thất lạc hồ sơ
Ở một số doanh nghiệp, việc lưu trữ hồ sơ cũng như bảo quản không tốt sẽ rất dễ dẫn đến các tình trạng hư hỏng hồ sơ sau nhiều năm. Hay thậm chí nếu không quản lý tốt cũng sẽ dễ dẫn tới thất lạc, ảnh hưởng nhiều đến vấn đề bảo mật thông tin.
Việc lưu trữ số hóa trên các phần mềm quản lý hồ sơ có thể loại bỏ hoàn toàn tình trạng này. Hơn thế nữa còn giúp doanh nghiệp có thể quản lý, chia sẻ quyền sử dụng tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Cách tạo phần mềm quản lý hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng
Để có thể sử dụng, bạn cần phải biết cách tạo phần mềm quản lý hồ sơ. Dưới đây là các bước tiến hành:
- Đặt hàng và thanh toán phí dịch vụ
Hiện nay, có 2 hình thức thông dụng để khách hàng có thể lựa chọn thanh toán sau khi đã hài lòng về bản dùng thử. Đó là chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán trực tiếp tại cửa hàng.
- Nhận tài khoản và tiến hành đăng nhập sử dụng
Sau khi mà đã hoàn tất mọi thủ tục hợp đồng, nhân viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tiến hành cung cấp tài khoản sử dụng chính thức. Việc cuối cùng mà bạn làm đó chính là đăng nhập và sử dụng phần mềm nhé!
Xem thêm: Top các phần mềm quản lý hồ sơ công trình xây dựng được dùng nhiều nhất hiện nay
Bài viết trên, TechMoss đã chia sẻ đến bạn cách tạo phần mềm quản lý hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn nhiều trong công tác quản lý nhé!
