Ở các cơ sở cung ứng dược phẩm, quản lý tồn trữ thuốc là khâu đặc biệt quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Nếu không tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, chủ cơ sở sẽ chịu thiệt hại nặng nề. Dưới đây Techmoss sẽ gợi ý những phương pháp hữu ích để quản lý tồn trữ thuốc nhé!
Quản lý tồn trữ thuốc là gì?
Quản lý tồn trữ thuốc là quá trình cất giữ, kiểm soát xuất – nhập – tồn, kiểm kê, dự trữ thuốc trong kho. Công tác quản lý yêu cầu chủ cơ sở cần thực hiện đúng và đủ các biện pháp kỹ thuật, nghiệp vụ.
Quản lý tồn trữ thuốc hướng đến đảm bảo chất lượng và số lượng dược phẩm. Điều này giúp các cơ sở kinh doanh vận hành trơn tru, chuyên nghiệp, giữ vững hình ảnh thương hiệu.
Các vấn đề trong quản lý tồn trữ thuốc
Không kiểm soát được tình trạng nhập – xuất – tồn kho
Không quản lý được xuất – nhập – tồn kho là tình trạng diễn ra ở nhiều cơ sở cung ứng dược phẩm. Số lượng thuốc nhập vào, xuất ra rất nhiều. Tên thuốc, thương hiệu, hàm lượng,… khó nhớ và dễ gây nhầm lẫn cho nhân viên kho.
Bên cạnh đó, các chủ cơ sở lúng túng khi kiểm kê các loại thuốc tiêu thụ nhanh, tiêu thụ chậm. Từ đó, không theo sát nhu cầu thị trường, dẫn đến chậm bổ sung các dược phẩm cần thiết.
Khó khăn trong quản lý lô hạn
Một số cơ sở không nắm bắt được những lô thuốc sắp hết hạn. Họ có thể nhập thêm hàng mới không cần thiết hoặc chấp nhận tiêu huỷ. Điều này gây tổn thất kinh tế cực kỳ lớn. Nếu không kịp thời chấn chỉnh, chi phí ngày càng đội lên, lợi nhuận sụt giảm, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả.
Sắp xếp dược phẩm không khoa học
Diện tích kho lưu trữ có hạn nên phải sắp xếp thuốc ngăn nắp, hợp lý. Tuy nhiên, nhập xuất hàng liên tục khiến nhân viên kho tìm kiếm dược phẩm tốn rất nhiều thời gian, công sức.
Biện pháp quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả
Nắm vững hạn sử dụng của dược phẩm
Hạn sử dụng là chỉ tiêu chất lượng quan trọng nhất của dược phẩm. Vì thế, đây là yếu tố cần được quan tâm hàng đầu.
Nhân viên kho cần kiểm tra hạn dùng của thuốc trước khi nhập hàng. Hạn dùng phải được dán trên cả kiện hàng lẫn trên nhãn của từng đơn vị bao gói. Với những loại thuốc phải lưu kho lâu dài hoặc nhu cầu thấp, chủ cơ sở chỉ nên nhập thuốc còn dài hạn.
Hạn sử dụng của thuốc phải được cập nhật trên phần mềm để tiện tra cứu khi cần thiết.
Sắp xếp dược phẩm trong kho gọn gàng, khoa học
Chủ cơ sở có thể phân loại thuốc theo cách sau:
- Dựa theo tác dụng dược lý: thuốc kháng sinh, thuốc giảm đau, thuốc thăm dò chẩn đoán, thuốc bổ,…
- Dựa theo hình thức: thuốc nước, thuốc viên nén, thuốc viên con nhộng, thuốc tiêm,…
Với mỗi nhóm thuốc, sắp xếp tên thuốc theo trình tự ABC.
Với mỗi loại thuốc, sắp xếp theo nguyên tắc FIFO. Các loại dược phẩm có hạn sử dụng ngắn phải sắp xếp bên ngoài để tiện quan sát, phân phối.
Bảo quản thuốc đúng kỹ thuật
Bảo quản đúng cách giúp ngăn ngừa các tác nhân môi trường ảnh hưởng tới chất lượng thuốc. Thông thường, dược phẩm cần được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng đãng, tránh ánh sáng mặt trời. Kho thuốc cần được trang bị đầy đủ thiết bị hút ẩm, tủ lạnh, tủ đá,…
Nhân viên kho phải theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho thường xuyên. Nếu thấy bên trong kho có độ ẩm và nhiệt độ cao hơn bên ngoài, có thể mở cửa để thông thoáng.
Tổ chức nhân sự kho thuốc hợp lý
Để quá trình quản lý tồn trữ thuốc liên tục, trơn tru, tổ chức nhân sự phải theo quy tắc sau:
- Phân công lao động phù hợp dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm.
- Ưu tiên nhân sự có sức khỏe và phẩm chất đạo đức tốt.
- Định mức lao động cụ thể, rõ ràng.
- Có chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ thường xuyên.
Sử dụng phần mềm quản lý tồn trữ thuốc hiện đại
Quản lý bằng phương pháp thủ công dẫn đến nhiều sai sót, rắc rối. Ngày nay, ứng dụng phần mềm công nghệ là xu hướng tất yếu. Phần mềm giúp cập nhật số lượng thuốc nhanh chóng, cảnh báo dược phẩm sắp hết hạn, ghi nhớ vị trí của các loại thuốc trong kho. Nhờ đó, việc quản lý tồn trữ thuốc chặt chẽ, liên tục và năng suất hơn.
Là người chủ kinh doanh, bạn chắc chắn hiểu rõ tầm quan trọng của công nghệ trong vận hành kho thuốc. Techmoss là đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý tồn trữ thuốc tiên tiến. Mọi thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ Techmoss theo Hotline: 0942.086.222.
