Những khó khăn khi quản lý kho thuốc trong bệnh viện

Nếu bạn làm trong ngành y tế và đang hoạt động trong kho dược bệnh viện thì chắc chắn bạn gặp không ít khó khăn trong các công tác như: quản lý các loại thuốc, kiểm kê, xuất nhập kho, báo cáo định kỳ,…Do đó, để tìm kiếm giải pháp cho những khó khăn trên nhiều bệnh viện đã lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý kho thuốc trong bệnh viện. Bài viết dưới đây, Tech Moss muốn đề cập đến những khó khăn gặp phải khi quản lý thuốc và hướng giải pháp tốt nhất dành cho các bệnh viện hiện nay. 

Bài viết khác:

Phần mềm quản lý trang thiết bị Y tế bệnh viện

Phần mềm quản lý kho dược Bệnh viện Moss Hospital

Khó khăn khi quản lý kho thuốc bệnh viện 

• Số lượng hàng hóa thực tế không khớp trên giấy tờ

Một số bệnh viện vẫn còn đang quản lý theo cách truyền thống dẫn đến nhiều sai sót trong ghi chép số liệu có thể nhiều hơn hay ít hơn so với thực tế. Điều này dẫn đến người quản lý kho có thể nắm bắt sai tình hình dược tồn kho hoặc dược đã hết nhưng không thể đưa ra kế hoạch nhập – xuất dược gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh. 

 

• Không nắm được rõ hàng hóa trong kho

Trong kho dược của bệnh viện có hàng nghìn đầu thuốc được lưu trữ với số lượng thuốc, chức năng, hạn sử dụng. Do đó nhân viên, dược sĩ hay người quản lý cũng đều khó khăn để nhớ được tên thuốc, thành phần, chức năng,… Điều này ảnh hưởng rất lớn trong quá trình tư vấn, điều trị – kê đơn và bán hàng. 

 

• Không kiểm soát được hạn sử dụng của từng loại thuốc

Thuốc là một mặt hàng đặc thù được quản lý theo số lô, hạn sử dụng. Vì vậy nếu người quản lý không nắm được hạn sử dụng của các mặt hàng thuốc thì không thể đưa ra kế hoạch bán hàng, tạo chương trình kịp thời để đẩy hàng. Điều này khiến cho bệnh viện thất thoát chi phí lớn rất nhiều.

Nếu bệnh viện không kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng của các loại thuốc thì khi bán ra ngoài thị trường cho người bệnh sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe người bệnh cũng như sự uy tín của bệnh viện. 

 

• Không quản lý được việc xuất nhập tồn thuốc

Việc không kiểm kê kho hay  không báo cáo thường xuyên khiến các nhà quản lý không nắm bắt được thuốc nào đang bán chạy, thuốc nào bán chậm hay thuốc nào đang hết, thuốc nào còn tồn khi nhiều để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp. 

 

Nếu khách hàng mua một loại thuốc mà loại thuốc này không có sẵn tại thời điểm bán, dược sĩ có thể tư vấn những loại thuốc khác cùng tính năng, công dụng nhưng không phải khách nào cũng đồng ý. Hay như trong kho còn tồn quá nhiều dược loại này mà không bán ra được sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí lưu kho và bảo quản. Điều này sẽ khiến bệnh viện mất đi một nguồn thu lớn, khách hàng sẽ mất tin tưởng vào bạn và chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh. 

 

• Khó cân đối phân phối giữa các kho thuốc 

Trong việc quản lý kho thuốc, yêu cầu đối với nhà quản lý đó là biết chính xác lượng hàng tồn để có thể đưa ra định hướng sản xuất hợp lý. Thông qua số lượng hàng tồn kho giữa các chi nhánh, người quản lý cũng dễ dàng phân bổ lượng thuốc và vật tư y tế phù hợp hoặc có thể vận chuyển thuốc từ chi nhánh hiệu thuốc này sang hiệu thuốc khác để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng. Vì vậy nếu không nắm bắt được hàng tồn sẽ gây ra nhiều rắc rối trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Để khắc phục những khó khăn trên nhiều bệnh viện đã sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc thay cho phương pháp quản lý thủ công. Phần mềm giúp cắt giảm khối lượng lớn công việc cho nhân viên, lưu trữ được khối lượng lớn dữ liệu và đảm bảo sự an toàn.

 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc bệnh viện

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc sẽ mang đến những lợi ích nhất định cho bệnh viện như:

• Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Thông thường để hoàn thành các công tác trong kho như kiểm kê, sắp xếp, phân loại, báo cáo,… cần đến nhiều nhân viên làm việc. Nhưng nếu bệnh viện sử dụng đến phần mềm quản lý kho dược thì số lượng nhân viên sẽ được giảm đi, loại bỏ các công việc ghi chép thủ công gây mất thời gian và khả năng rủi ro cao. Đồng thời phần mềm còn có tính năng giúp người quản lý dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của các nhân viên. 

 

• Quản lý chính xác lượng hàng thuốc tồn kho

Phần mềm quản lý kho dược giúp người quản lý nắm bắt hay kiểm soát được số lượng dược trong kho một cách chính xác dựa vào các thông tin mẫu mã, số lô, quy cách, hạn sử dụng.  Việc nắm rõ tình hình dược trong kho giúp người quản lý lên kế hoạch nhập – xuất hay lưu chuyển dược giữa các kho phù hợp cho mỗi thời điểm tránh gây thất thoát chi phí cho bệnh viện. 

 

• Quản lý được toàn bộ mặt hàng thuốc trong kho 

Phần mềm cho phép thêm mới, cập nhật, lưu trữ, sửa, xóa các loại dược trong kho với nhiều đơn vị khác nhau: lô, viên, tuýp, hộp,…. Ngoài ra còn kết hợp máy quét mã để quản lý dược phẩm tốt hơn. Các thông tin lưu trữ đầy đủ từ: tên thuốc, thành phần, chỉ định, bảo quản, liều dùng, hạn sử dụng,… Thêm các tính năng cảnh báo hạn sử dụng, cảnh báo số lượng dược định mức để người quản lý sát sao hơn. 

 

• Đảm bảo an toàn thông tin 

Nhiều phần mềm cho phép người quản lý phần quyền cho nhân viên theo chức vụ, điều này có nghĩa là không phải ai cũng có quyền truy cập vào các module, họ sẽ bị giới hạn các thao tác. Từ đó những dữ liệu quan trọng không bị lộ ra ngoài, đảm bảo được tính bảo mật và an toàn thông tin. 

 

Phần mềm quản lý kho thuốc bệnh viện – Moss Hospital 

Moss Hospital – Phần mềm quản lý kho thuốc bệnh viện hiệu quả, chất lượng nhất hiện nay. Phần mềm được tích hợp rất nhiều tính năng ưu việt, thay vì các nhà quản lý phải quản lý bệnh viện bằng các phần mềm riêng lẻ như: phần mềm quản lý kho dược, phần mềm tài chính – kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý hồ sơ bệnh án,…Điều này khiến các nhà quản lý khó khăn trong việc quản lý và vận hành bệnh viện. Nhưng riêng về Moss Hospital thì phần mềm sẽ được tích hợp các tính năng từ các phần mềm riêng lẻ để tạo nên một hệ sinh thái phần mềm thông minh. Các thông tin sẽ được đồng bộ trên cùng một hệ thống, hỗ trợ các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được toàn bộ hoạt động của bệnh viện để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Phần mềm Moss Hospital

Phần mềm quản lý kho thuốc bệnh viện Moss Hospital của Tech Moss được thiết kế với những tính năng ưu việt hỗ trợ các nhà quản lý dễ dàng quản lý được kho dược bệnh viện. Phần mềm sẽ cảnh báo các dược sắp đến ngày cận date, dược sắp hết hàng, dược tồn kho,…để các nhà thuốc có các quyết định sử dụng hợp lý. Đặc biệt, phần mềm sẽ tự động thống kê, báo cáo tình hình dược theo từng giai đoạn để bệnh viện có dễ dàng nắm bắt được và đưa ra kế hoạch nhập – xuất dược phù hợp.

Bài viết trên, Tech Moss đã đưa ra những khó khăn gặp phải khi các bệnh viện vẫn còn sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống và những lợi ích khi bệnh viện sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn có được sự lựa chọn tốt nhất!

Tại sao nên lựa chọn phần mềm quản lý bệnh viện Moss Hospital?