Việc quản lý văn bản bằng phương pháp thủ công khiến hiệu suất công việc không đạt hiệu quả cao. Vì thế, ứng dụng các phần mềm quản lý hiện đại, xử lý công việc nhanh chóng là nhu cầu cấp thiết. Dưới đây Tech Moss sẽ chia sẻ với các bạn về phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhé!
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành là gì?
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành là phần mềm hỗ trợ cơ quan, doanh nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu nội bộ và điều hành công việc trơn tru, toàn diện. Phần mềm có tính năng trao đổi thông tin, theo dõi, lưu trữ, phân phối thông tin, văn bản của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép quản lý và điều hành công việc trực tuyến nhờ vào hệ thống mạng máy tính.
Vì sao nên ứng dụng công nghệ vào quản lý và điều hành?
Hiện nay, đa số thông tin quan trọng đều được thể hiện bằng văn bản. Giao dịch kinh doanh, sang nhượng, mua bán sẽ gián đoạn nếu tài liệu giấy thất lạc. Phương pháp quản lý tài liệu truyền thống đang bộc lộ nhiều nhược điểm như:
- Tốn thời gian tìm kiếm
- Tốn chi phí và không gian bảo quản
- Bảo mật kém
- Hỏng hóc, thất thoát tài liệu
….
Trong thời đại công nghệ 4.0, xu hướng áp dụng công nghệ vào quản lý văn bản sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí, nâng cao năng suất lao động. Quy trình quản lý tài liệu bằng hệ thống phần mềm rất được ưa chuộng hiện nay.
Các chức năng của phần mềm
- Quản lý các văn bản đi/đến
- Lưu trữ văn bản
- Tìm kiếm, khai thác thông tin
- Thống kê, in ấn tài liệu
- Trao đổi tài liệu trực tuyến với các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp
- Tạo lập, lưu chuyển văn bản và hồ sơ công việc của đơn vị
- Theo dõi, kiểm tra nhiệm vụ của các phòng/ ban liên quan
- Xử lý, giám sát tiến độ công việc
- Quản trị hệ thống
Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành
Lưu trữ văn bản với số lượng lớn
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây. Vì thế, phần mềm có khả năng lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên một hệ thống rộng lớn. Người dùng sẽ không cần lo lắng quá tải dữ liệu.
Thuận tiện tra cứu
Với phương pháp quản lý thủ công, hồ sơ, giấy tờ sẽ được lưu trữ trong kho hoặc thư viện. Vì thế, việc tìm kiếm thông tin sẽ tốn khá nhiều thời gian, làm giảm hiệu suất công việc.
Nếu ứng dụng công nghệ vào quản lý, doanh nghiệp sẽ truy xuất tài liệu nhanh chóng hơn. Thao tác rất đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng thiết bị kết nối Internet và tìm kiếm văn bản bằng từ khóa.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân viên là gì? Các phần mềm quản lý nhân viên hiện nay
Dễ dàng trao đổi tài liệu
Trong một tổ chức, giữa các phòng ban luôn diễn ra hoạt động trao đổi, lưu chuyển văn bản, nhằm tạo sự kết nối và liền mạch quy trình. Nhờ có phần mềm quản lý, tài liệu của doanh nghiệp dễ dàng di chuyển qua lại giữa các bộ phận mọi lúc, mọi nơi mà. Người sử dụng không cần tốn thời gian chờ đợi hoặc di chuyển liên tục. Điều này trợ giúp các nhà quản lý trong quản lý và điều hành tổ chức chuyên nghiệp.
Tối ưu nguồn lực doanh nghiệp
Điều hành công việc bằng các công cụ hiện đại sẽ hỗ trợ quản lý tài liệu chặt chẽ, khoa học. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí xây dựng thư viện, thuê nhân công quản lý tài liệu giấy, giảm thời gian tra cứu tài liệu,… Ngoài ra, phần mềm có khả năng tối ưu chi phí in ấn tài liệu cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được coi là công cụ đắc lực ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Tech Moss là đơn vị đã triển khai phần mềm cho nhiều đối tác khách hàng trên khắp Việt Nam. Quý khách cần giải đáp hay hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.
Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Moss
- Địa chỉ: NO 06B-LK46 khu đất dịch vụ Vạn Phúc phường Vạn Phúc, quận Hà Đông, TP Hà Nội
- Hotline: 0942.086.222
- Email: techmosss222@gmail.com
