Cách quản lý hồ sơ bằng excel mà các doanh nghiệp có thể tham khảo

08/03/2022
Cach-quan-ly-ho-so-bang-excel-ma-cac-doanh-nghiep-co-the-tham-khao.jpg

Quản lý hồ sơ bằng excel là phương pháp được áp dụng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp bởi nó mang lại nhiều lợi ích mà không mất bất cứ một khoản đầu tư nào. Tuy nhiên, để quản lý hồ sơ thông minh, khoa học bằng phương thức excel không phải là điều dễ dàng. Bài viết dưới đây Tech Moss sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách quản lý hồ sơ bằng excel hiệu quả nhất.

Cách quản lý hồ sơ bằng excel dành cho các doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn quản lý hồ sơ, văn bản trên excel nhưng còn gặp nhiều khó khăn vì không biết quy trình thực hiện như thế nào, hãy tham khảo các bước dưới đây:

Bước 1: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ

Xây dựng quy trình quản lý sẽ giúp các doanh nghiệp xác định được các bước thực hiện, và thời gian thực hiện như thế nào để chuẩn hóa quy trình hoạt động theo hướng chuyên nghiệp hơn. Căn cứ vào quá trình xử lý văn bản của doanh nghiệp mà bạn nên đưa ra một quy trình quản lý hồ sơ cho doanh nghiệp.

>>Xem thêm:

Các tính năng ưu việt của phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Báo giá phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Cách quản lý hồ sơ bằng excel mà các doanh nghiệp có thể tham khảo

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Doanh nghiệp cần phân loại theo từng nhóm đối tượng cần quản lý để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm cũng như xử lý hồ sơ, văn bản được nhanh chóng, hiệu quả. Việc phân nhóm giúp các doanh nghiệp không bị trùng lặp, không mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên excel.

Các doanh nghiệp có thể phân loại theo từng nhóm như: thông báo, công văn, nghị quyết, báo cáo,… Tình trạng văn bản như: chưa xử lý, đã xử lý, đang xử lý,… Bộ phận phụ trách: Nhân sự, kế toán, kinh doanh,…

Bước 3: Tạo các tệp quản lý tài liệu

Mỗi tệp quản lý hồ sơ, tài liệu các doanh nghiệp nên tạo một sheet khác nhau để thuận tiện cho công tác quản lý, khi muốn tìm kiếm tài liệu thì có thể dễ dàng tìm kiếm. Tùy thuốc vào từng tệp quản lý khác nhau mà các doanh nghiệp có thể đặt tiêu đề khác nhau để thuận tiện cho công tác quản lý.

Bước 4: Xây dựng công thức

Mỗi tệp sẽ chưa các hồ sơ, văn bản khác nhau, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng công thức tính tự động để thống nhất toàn bộ quy trình quản lý.

Cách quản lý hồ sơ bằng excel mà các doanh nghiệp có thể tham khảo

Ưu nhược điểm của quản lý hồ sơ bằng Excel

Ưu điểm

• Thao tác đơn giản, nhanh chóng: Phương pháp quản lý bằng excel thường rất dễ sử dụng, tất cả các đối tượng người dùng không tiếp cận nhiều với công nghệ vẫn có sử dụng nhanh chóng, không cần tìm hiểu nhiều trong khi đó không mất bất cứ khoản chi phí đầu tư nào.

• Khi sử dụng theo phương thức excel các doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo ra được from biểu mẫu ưng ý, cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý được tất cả thông tin trên file excel.

• Excel hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản dễ dàng, tiếp cận tài liệu để thống kê, báo cáo nhanh chóng đảm bảo thực hiện tiến độ công việc hiệu quả nhất.

Nhược điểm

• Khả năng bảo mất thấp, dễ bị đánh cắp dữ liệu vì các thông tin này được lưu trữ trên máy tính khiến hacker dễ dàng xâm nhập sử dụng hồ sơ, tài liệu quan trọng của doanh nghiệp để sử dụng với mục đích xấu.

• Thông tin không được kế thừa khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong công tác quản lý, phải nhập đi nhập lại nhiều lần khiến các nhân viên mất thời gian trong khâu nhập liệu điều này ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản Tech Moss

Mặc dù phương thức quản lý hồ sơ bằng excel đã trở thành một giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưu chuộng. Tuy nhiên, hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển việc quản lý theo phương pháp thủ công hay excel là một trở ngại lớn đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ của Tech Moss sẽ khắc phục các nhược điểm của việc quản lý theo phương pháp excel hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý cho các doanh nghiệp.

Cách quản lý hồ sơ bằng excel mà các doanh nghiệp có thể tham khảo

Phần mềm được thiết kế đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết của doanh nghiệp, loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công rườm rà phức tạp. Thay vào đó tất cả các quy trình vận hành sẽ được ghi lại trên phần mềm, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mình, để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Mặc dù bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí cho việc đầu tư phần mềm, nhưng lợi ích mà phần mềm mang lại là tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động mang đến hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất.

Trên đây là cách quản lý hồ sơ bằng excel khoa học, thông minh dành cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là phương pháp còn tồn tại nhiều hạn chế, nên doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý văn bản để đạt hiệu quả tốt nhất. Nếu Qúy khách hàng còn những câu hỏi cần giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ

♣ Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Moss

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com

Thông tin liên hệ


Fanpage

Copyright by Tech Moss 2020. All rights reserved.

Liên hệ