4 Cách quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả

Để vận hành phòng khám nha khoa hiệu quả, tham khảo các chuyên gia giàu kinh nghiệm là điều cần thiết. Điều này giúp nâng cao uy tín phòng khám, ngăn ngừa sai sót xảy ra. Dưới đây Techmoss sẽ giới thiệu cách quản lý phòng khám nha khoa chuyên nghiệp nhé!

Quản lý lịch hẹn, gia tăng số lượng khách hàng

Để tìm kiếm khách hàng, cần triển khai các hoạt động marketing. Tuy nhiên, khâu đón tiếp và hẹn khách rất quan trọng, quyết định khách hàng có đến phòng khám hay không. Nhân viên cần học cách xếp lịch chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp kéo khách, vừa thể hiện sự chu đáo trong chăm sóc khách hàng.

Trên thực tế, nhiều phòng khám chưa chú trọng khâu quản lý lịch hẹn. Quá trình đón tiếp chồng chéo, khiến khách phải chờ đợi. Phòng khám nha khoa cũng không nắm được thông tin khách nào lâu không quay lại để chăm sóc. vì thế, nhà quản lý phải đề ra một số yêu cầu cụ thể như sau:

• Nhân viên phải xếp lịch và cập nhật qua điện thoại thường xuyên.
• Sau khi hủy lịch, khách hàng phải nhận được thông báo nhắc hẹn tự động.
• Theo dõi được số lượng khách sai/hủy hẹn, tỷ lệ sai/hủy hẹn, thời gian chờ đợi,…

Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh

Việc giảm tỷ lệ sai sót trong thăm khám giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Để được như vậy, nhân viên cần tuân thủ quy trình chặt chẽ, nghiêm túc.

Phòng khám nha khoa cần lập ra một quy trình làm việc rõ ràng. Căn cứ theo đó, nhà quản lý sẽ thể kiểm soát tình trạng nhân sự, mức độ công việc nhân viên phải làm hằng ngày. Từ đó, đề xuất biện pháp thuê thêm nhân sự, giảm số lượng công việc không cần thiết hay tháo gỡ những khó khăn.

Quy trình làm việc và đào tạo nhân sự có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Soạn ra văn bản quy trình riêng phòng khám nha khoa

Dựa theo quy trình chuẩn của Bộ Y Tế và thực tiễn hoạt động, phòng khám đề ra quy trình và có điều chỉnh cho phù hợp. Các khâu đều được lên kế hoạch chi tiết: tiếp nhận thông tin => khám sơ bộ/ xét nghiệm => chẩn đoán => lên phác đồ điều trị => điều trị => lưu tiến trình khám chữa bệnh =>  lên phiếu thu và thanh toán => in phiếu thu => lưu trữ thông tin và đặt lịch hẹn lần tới.

Bước 2: Thiết lập kho tài liệu điện tử 

Bệnh án, quy trình làm răng, tiến độ điều trị, các trường hợp khó,… đều được làm thành kho tài liệu để tiện tra cứu. Việc nhập liệu lên phần mềm sexgiups việc khám và điều trị trở nên trực quan, bảo đảm theo đúng quy trình, giảm thiểu sai sót.

Xem thêm: Phần mềm quản lý phòng khám – giải pháp quản lý ưu việt và hiệu quả

Thiết lập các bộ chỉ số quản lý

Khi phòng khám hoạt động, nhân viên phải làm việc với hàng trăm dữ liệu phát sinh mỗi ngày. Để theo dõi hiệu quả hoạt động, nhà quản lý phải thiết lập bộ chỉ số như sau:

• Chỉ số tăng trưởng tệp khách hàng: tỷ lệ khách đến khám, tỷ lệ khách hủy hẹn,…
• Chỉ số tài chính: chỉ tiêu hàng tháng, công nợ,…
• Chỉ số về kiểm soát quy trình: tiếp đón khách hàng, thăm khám và chẩn đoán,…
• Quản lý hoạt động phòng khám nha khoa bằng phần mềm hiện đại.

Xem thêm: Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa online và offline? Nên chọn gì?

Bảo mật thông tin khách hàng

Nếu không chú trọng bảo vệ thông tin khách, phòng khám sẽ đối diện với các nguy cơ:

• Mất khách, bị đối thủ hoặc nhân viên nghỉ việc cướp khách.
• Làm lộ thông tin khách hàng, đăng lên mạng xã hội gây mất uy tín thương hiệu.
• Không thể theo dõi thông tin khách do hỏng ổ cứng, virus xâm nhập,…

Phòng khám nha khoa nên lựa chọn phần mềm quản lý đáp ứng các các tiêu chí sau:

• Sử dụng phần mềm online để dữ liệu được sao lưu thường xuyên, tránh mất thông tin.
• Ưu tiên ứng dụng phần mềm quản lý đạt tiêu chuẩn bảo mật HIPAA
• Ưu tiên đặt hàng tại đơn vị có đội ngũ phát triển đạt chứng chỉ An Toàn Thông Tin
• Lắp đặt phần mềm có cơ chế phân quyền chặt chẽ

Mong rằng với những cách quản lý phòng khám nha khoa mà Techmoss chia sẻ, bạn sẽ áp dụng thành công vào cơ sở của mình nhé! Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu các phần mềm phục vụ vận hành phòng khám, liên hệ với chúng tôi theo Hotline: 0942.086.222.