Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ
Mục lục bài viết
Hiện nay, không chỉ riêng gì các cơ quan nhà nước mới có nhu cầu quản lý các văn bản, hồ sơ, công văn liên quan mà mọi tổ chức hay doanh nghiệp cũng đều có khối lượng lớn văn bản, hồ sơ cần được lưu trữ lâu dài. Từ đó mà các phần mềm quản lý văn bản nội bộ được ra đời. Hãy cùng Techmoss tìm hiểu những lợi ích khi sử dụng phần mềm này nhé!
Phần mềm quản lý văn bản nội bộ là gì?
Phần mềm quản lý văn bản nội bộ là một công cụ đắc lực giúp cho việc lưu trữ và quản lý mọi văn bản, công văn đi – đến của doanh nghiệp, hợp đồng của nhân viên, các giấy tờ bằng giấy thành một văn bản điện tử. Phần mềm này cho phép các doanh nghiệp thực hiện phê duyệt, lưu trữ, quản lý và tra cứu nhanh chóng hiệu quả thông tin. Tạo nên một quy trình làm việc cực kỳ khép kín, giúp cho các nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động một cách hiệu quả hơn.
Nhờ có phần mềm quản lý văn bản nội bộ mà các tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp được số hóa một cách nhanh chóng, lưu trữ khoa học trên hệ thống, thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và sử dụng.
Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản nội bộ
Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý
Khi chuyển đổi toàn bộ các lưu trữ tài liệu, hồ sơ bằng giấy tờ sang phần mềm sẽ giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho công tác quản lý. Tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ đồng bộ trên cùng một hệ thống, làm cho người dùng tiết kiệm thời gian di chuyển, tiết giảm thời gian cho việc công việc tìm kiếm, tra cứu và theo dõi hồ sơ.
Cùng với đó, doanh nghiệp cũng sẽ cắt giảm được một khoản chi phí kha khá cho việc in ấn văn bản và tài liệu, chi phí thuê nhân sự quản lý.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Phần mềm cho phép việc quản lý, tìm kiếm và xử lý các dữ liệu văn bản một cách năng suất và hiệu quả hơn. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể cắt giảm được thời gian xử lý công việc, tập trung cho các công việc khác quan trọng hơn.
Tra cứu văn bản dễ dàng
Phần mềm còn hỗ trợ cho các chủ doanh nghiệp và nhân viên quản lý văn bản từ xa mọi lúc, mọi nơi thông qua internet và có thể sử dụng được trên đa nền tảng khác nhau như: laptop, máy tính bảng, điện thoại,…
Độ bảo mật an toàn, tuyệt đối
Một trong những rủi ro thường hay xảy ra của việc lưu trữ văn bản nội bộ giấy theo phương pháp thủ công là dễ bị mất hay thất lạc,… Ngoài ra, các văn bản quan trọng còn dễ bị đánh cắp bởi độ bảo mật không cao. Chính vì thế mà phần mềm sẽ khắc phục tốt được các vấn đề này.
Toàn bộ các văn bản quan trọng của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ lại một cách an toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối. Chỉ có những tài khoản được cấp quyền thì mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng rủi ro mất dữ liệu, gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ
Đối với nhà quản lý
- Dễ dàng trong việc quản lý văn bản từ xa, ký kết công văn hiệu quả mà không cần phải có mặt trực tiếp.
- Có thể dễ dàng theo dõi được toàn bộ văn bản nội bộ của doanh nghiệp theo bảng thống kê, mà không cần phải chờ đợi báo cáo từ nhân viên.
- Tiết kiệm được chi phí lưu trữ, quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý,…)
- Cấp quyền truy cập cho từng người dùng chi tiết tới từng chức năng, từng nhóm văn bản, tài liệu, hồ sơ lưu trữ.
Đối với nhân viên
- Dễ dàng truy xuất thông tin văn bản nội bộ một cách nhanh chóng mà không tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm.
- Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn nhanh chóng khi cần gấp.
- Quản lý, truy xuất và chia sẻ văn bản nội bộ không bị giới hạn.
Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành không?
Bài viết trên, Techmoss đã cùng bạn tìm hiểu về những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ. Nếu bạn cần thêm thông tin về giải pháp phần mềm quản lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi nhé!
