Cách quản lý hồ sơ, văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp từ A-Z

26/02/2022
Cach-quan-ly-ho-so-van-ban-hieu-qua-cho-doanh-nghiep-tu-A-Z.jpg

Các doanh nghiệp có đang đau đầu với vấn đề làm sao để lưu trữ hồ sơ hiệu quả nhất. Bởi hiện nay, khi khối lượng giấy tờ ngày càng nhiều thì không gian lưu trữ cũng như chi phí phải bỏ ra quá lớn. Nếu các doanh nghiệp vẫn chưa biết cách quản lý hồ sơ sao cho phù hợp và chuyên nghiệp thì đừng bỏ bài viết dưới đây của Tech Moss nhé!

Chọn tủ lưu trữ hồ sơ phù hợp

Theo thời gian thì khối lượng tài liệu, hồ sơ của công ty ngày càng tăng, vì vậy không lưu trữ sẽ chiến diện tích khá lớn. Do đó, các doanh nghiệp cần lựa chọn những chiếc tủ phù hợp để lưu trữ được toàn bộ hồ sơ là điều hết sức cần thiết. Một số kinh nghiệm khi lựa chọn tủ hồ sơ như:

+ Chọn tủ có nhiều ngăn: Doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ có nhiều hồ sơ, tài liệu khác nhau. Các doanh nghiệp nên lựa chọn tủ có nhiều ngăn để có thể phân chia hồ sơ dễ dàng nhất. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng hơn.

+ Chọn tủ treo tường: Thay vì các loại tủ thông thường sẽ chiếm khá nhiều diện tích. Vì vậy, các doanh nghiệp có thể lựa chọn những chiếc tủ treo tường để tiết kiệm không gian lưu trữ.

Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể sử dụng giấy nhớ để note lại các thông tin theo từng tủ hồ sơ khác nhau. Từ đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, tìm kiếm mà không mất quá nhiều thời gian.

Cách quản lý hồ sơ, văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp từ A-Z

Phân loại hồ sơ

Nếu như các doanh nghiệp không phân loại hồ sơ mà cứ để chồng chất, lẫn lộn nhau thì rất khó tìm kiếm, thất lạc là điều dễ hiểu. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phân loại ngay:

+ Phân loại theo chủ đề: Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo từng chủ đề khác nhau để thuận tiện trong công tác tìm kiếm như: báo cáo, kế hoạch, văn bản nội bộ, công văn đến, công văn đi,…

+ Phân loại theo thời gian: Bạn có thể phân loại theo từng thời điểm khác nhau, ví dụ như hồ sơ ở thời điểm quý 1, quý 2, quý 3,… hoặc nếu muốn chi tiết hơn thì các doanh nghiệp có thể phân chia theo từng tháng hoặc theo 2 tháng.

+ Phân loại theo dự án: Cùng với đó các doanh nghiệp có thể phân loại theo từng dự án. Mỗi dự án sẽ được phân chia ở tủ khác nhau, điều này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc truy xuất hồ sơ.

Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học, logic cũng giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian, giảm bớt các thao tác bằng các cách sau đây:

+ Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy nhờ để ghi chú bên ngoài các tủ lưu trữ, hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thời gian từ trái qua phải hoặc từ trái qua phải, điều này sẽ thuận tiện cho quá trình tìm kiếm.

+ Sắp xếp theo bảng chữ cái: Một các sắp xếp đơn giản mà các doanh nghiệp có thể áp dụng đó là sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo bảng chữ cái (A,B,C,…)

+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa trên việc hồ sơ đã giải quyết, chưa giải quyết, đang trong quá trình giải quyết giúp các doanh nghiệp chủ động trong quá trình thực hiện.

Cách quản lý hồ sơ, văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp từ A-Z

Ứng dụng công nghệ

Hiện nay, thay vì quản lý hồ sơ, tài liệu theo phương pháp thủ công thì các doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp ứng dụng công nghệ trong quản lý. Các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin ngay trên phần mềm trên cùng một hệ thống. Điều này hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm tài liệu trong tích tắc mà không mất nhiều thời gian như quản lý thủ công.

Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho in ấn, bảo vệ hồ sơ tài liệu tránh hư hỏng. Các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được toàn bộ hoạt động từ xa mà không cần có mặt trực tiếp. Phần mềm sẽ tối ưu toàn bộ thao tác giúp các nhân viên tiết giảm được thời gian ở các khâu không cần thiết.

Cách quản lý hồ sơ, tài liệu theo thương pháp thủ công khiến các doanh nghiệp gặp khá nhiều khó khăn. Chính vì vậy, ngay từ bây giờ hãy bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý để mang lại hiệu quả tốt nhất. Chúc doanh nghiệp thành công!

Thông tin liên hệ

♣ Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Moss

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com

Thông tin liên hệ


Fanpage

Copyright by Tech Moss 2020. All rights reserved.

Liên hệ