Các quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp bạn đã biết?

Hồ sơ nhân sự là gì? Các quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự trong năm 2022 có gì khác biệt so với các năm trước đó? Bởi công tác quản lý hồ sơ nhân sự đặc biệt quan trọng ở các doanh nghiệm. Hãy cùng Tech Moss tham khảo bài viết dưới đây của Tech Moss. 

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự chưa toàn bộ các thông tin quan trọng của nhân viện doanh nghiệp bao gồm: sơ yếu lý lịch, lịch sử công tác, lương thưởng, hợp đồng, bảo hiểm,… Những thông tin này rất quan trọng cần được lưu trữ và bảo mật hiệu quả nhất. Bởi hồ sơ nhân sự sẽ giúp các nhân viên dễ dàng kiểm tra, sử dụng khi có yêu cầu cần thiết.

Dựa vào các thông tin này mà bộ phận kế toán có thể dễ dàng tính toán được lương thưởng dễ dàng. Bộ phận hành chính dễ dàng đánh giá được năng lực của nhân viên công ty.

Hồ sơ nhân viên gồm những gì?

Một bộ hồ sơ của nhân viên sẽ bao gồm các giấy tờ cụ thể như sau:

+ Đơn xin việc

+ Sơ yếu lý lịch

+ Giấy chứng minh thư photo công chứng.

+ Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng.

Trường hợp nhân viện là người có quốc tịch khác thì ngoài các giấy tờ trên nhân viên cần chuẩn bị thêm visa lưu trú còn thời gian và giấy phép lao động tại Việt Nam.

Người lao động trong độ tuổi 15-18 tuổi, cần có văn bản đồng ý cho người lao động làm việc của phụ huynh thì mới có thể đầy đủ các hồ sơ lao động phù hợp.

Những quy định về lưu trữ hồ sơ nhân mới nhất

Hồ sơ nhân sự đóng vai trò quan trọng tại các doanh nghiệp, chính vì vậy phòng hành chính, nhân sự cần phải nắm bắt được toàn bộ những nguyên tắc, quy định về vấn đề lưu trữ hỗ sơ để phục vụ cho quá trình làm việc được chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Trong đó, dưới đây là quy định quan trọng được ban hành bởi Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự cụ thể như sau:

Hồ sơ nhân sự đảm bảo phải chính xác theo đúng hồ sơ khi doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Các thông tin này doanh nghiệp cần lưu trữ và bảo mật hiệu quả vì có khi thanh tra thuế sẽ đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, lúc này doanh nghiệp sẽ phải trình toàn bộ hồ sơ của nhân viên.

Phải lưu trữ hỗ sơ 5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động đối với nhân viên đã nghĩ việc. Đối với các hồ sơ nhân sự, tài liệu điện tử thì vẫn cần phải bảo quản hồ sơ giấy bản gốc và không được phép hủy khi chưa hết hạn thời gian bảo quản. Với các hình thức quản lý nào thì các doanh nghiệp cũng cần sử dụng các phương pháp quản lý mang tính chất khoa học, logic.

Trên đây là những thông tin hữu ích về quá trình quản lý hồ sơ nhân sự mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Hy vọng với bài viết này Qúy khách hàng sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích. Nếu Qúy khách hàng còn những thắc mắc cần được tư vấn và hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng thôi theo hotline: 0942.086.222.