6 vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể

Khi đơn vị kinh doanh phát triển, việc sắp xếp và quản lý dữ liệu sẽ là thách thức lớn. Phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể ra đời để giải quyết các rắc rối đó. Hãy cùng Tech Moss tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Giới thiệu về phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể

Phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể có nhiệm vụ chính là quản trị hệ thống hoạt động của đơn vị kinh doanh. Phần mềm tích hợp hoạt động của tất cả phòng ban trên bằng một hệ cơ sở dữ liệu duy nhất. Trước đây, mỗi bộ phận sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau, đảm nhận những nghiệp vụ riêng. Công ty sẽ dùng phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân lực, phần mềm quản lý bán hàng,… riêng biệt. Hiện nay, các phần mềm trên sẽ được tích hợp trên một hệ thống chung.

Phần mềm công nghệ hiện đại là trợ thủ đắc lực của nhà quản lý. Chúng giúp doanh nghiệp hoạch định, thực hiện, kiểm soát và ra quyết định chính xác hơn.

Vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể

Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên

Để nhân viên làm việc với năng suất cao, công ty cần giao cho họ các công cụ hữu ích. Chúng sẽ hỗ trợ nhân viên thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và sức lực. Khi có phần mềm, nhân viên phải học cách sử dụng, có ý thức giữ gìn. Điều này sẽ nâng cao trách nhiệm và tinh thần học hỏi của các thành viên trong công ty. 

Nhiều công việc lặp đi lặp lại gây nhàm chán, khiến nhân viên mất động lực. Các công cụ công nghệ sẽ giúp họ tự động hóa nhiệm vụ, tập trung vào các việc khác có ích hơn.

Hạn chế sai sót, thất thoát thông tin

Nếu dùng riêng biệt các phần mềm đơn lẻ, sẽ có nguy cơ thiếu hoặc mất dữ liệu khi lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban. Với phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể, bạn không phải nhập thông tin nhiều lần. Khi công ty dùng dịch vụ đám mây, tất cả dữ liệu đều có sẵn. Phòng ban nào cũng có thể truy cập và tra cứu.

Việc tổ chức, sắp xếp, quản lý dữ liệu diễn ra đơn giản, chính xác. Phần mềm hạn chế thiếu sót và trùng lặp thông tin do cách nhập liệu thủ công gây ra.

Xem thêm: Top 7+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Cung cấp công cụ giao tiếp

Phần mềm cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp. Thông thường, phần mềm sẽ có các công cụ liên lạc. Ví dụ, trung tâm trò chuyện, tin nhắn văn bản, email mà mọi người trong phòng có thể nhìn thấy. Nhân viên có thể truy cập và sử dụng công cụ kết nối, dù đang làm việc ở bất kỳ đâu.

Giám sát nhiệm vụ của doanh nghiệp

Trên hệ thống phần mềm quản lý, bạn có thể cài tính năng “danh sách nhiệm vụ cần làm”. Với danh sách này, nhân viên kiểm soát tiến độ công việc, tránh mắc sai lầm, không bỏ lỡ các mục cần thiết. Các nhiệm vụ quan trọng được gắn cờ ưu tiên theo thời gian thực. Điều này nhân viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trọn vẹn.

Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật

Nhiều việc có thể bị bỏ qua hoặc lãng quên trong quá trình làm việc. Sơ suất, lỗi cẩu thả có thể dẫn đến những sai lầm không mong muốn. Các phần mềm quản lý có khả năng cảnh báo trước các vi phạm có thể xảy đến. Nhà quản lý có thể tránh phí phạt, đảm bảo uy tín doanh nghiệp trước cơ quan chức năng.

Giúp xây dựng niềm tin ở khách hàng

Phần mềm quản lý hiện đại góp phần cải thiện quan hệ khách hàng. Chúng có các tính năng gọi điện, nhắn tin, gửi email, giúp giao tiếp với khách dễ dàng. Thông tin khách hàng cũng được lưu trữ và phân tích. Dựa theo đó, công ty đề xuất các chương trình khuyến mãi, phương thức tư vấn phù hợp. Điều này sẽ giúp khách hàng có trải nghiệm mua hàng và sử dụng dịch vụ tốt hơn.

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp mang lại những lợi ích gì?

Sự khác nhau giữa phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể

Hộ kinh doanh cá thể là các đơn vị nhỏ, không quá 10 lao động. Chủ hộ là cá nhân hoặc một nhóm người. Vì thế, phần mềm quản lý hộ cá thể có cấu trúc và tính năng đơn giản, đáp ứng yêu cầu cơ bản. Họ có thể cân nhắc dùng phần mềm không phải trả phí.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, bộ phận cần kết nối chặt chẽ với nhau. Do vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp có cấu trúc phức tạp hơn, các tính năng đa dạng, nâng cao. Chủ doanh nghiệp cần dùng các phần mềm có trả phí, có tính bảo mật cao.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp và hộ cá thể đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Năng suất lao động được cải thiện rõ rệt, chất lượng công việc được nâng cao. Tech Moss đánh giá đây là phần mềm rất đáng để bạn đầu tư đó!