8 cách quản lý kho chặt chẽ bạn cần biết
Mục lục bài viết
Quản lý kho hàng là khâu quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa trong kho. Cùng Tech Moss khám phá 8 cách quản lý kho chặt chẽ nhé!
Phân loại hàng hóa theo từng nhóm cụ thể
Việc phân loại các nhóm hàng hóa giúp bạn nắm rõ những mặt hàng cần nhập liên tục hay cần giảm số lượng nhập vào. Thông thường, các nhà quản lý phân sản phẩm thành 3 nhóm là A – B – C.
Nhóm A là các mặt hàng bán chạy nhưng lợi nhuận thấp. Mặt hàng trong nhóm C có chi phí sản xuất thấp nên lợi nhuận thuần cao hơn. Nhóm B nằm ở giữa, các mặt hàng có giá vừa phải, lợi nhuận thấp hơn nhóm C nhưng cao hơn nhóm A.
Nắm rõ thông tin sản phẩm
Thông tin sản phẩm trong kho cần được cập nhật liên tục trên hệ thống. Thông tin bao gồm SKU, mã vạch, nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ và số lô hàng. Bạn nên theo dõi chi phí của từng loại mặt hàng theo thời gian. Điều này giúp bạn xác định yếu tố nào làm thay đổi chi phí, ví dụ như sự khan hiếm và tính thời vụ.
Kiểm tra số lượng hàng hóa hao hụt
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tổng số lượng hàng hóa tối thiểu một năm một lần. Các công ty luân chuyển hàng hóa thường xuyên sẽ phải kiểm kê hàng hóa thường xuyên hơn, mỗi tháng một lần hoặc thậm chí một tuần một lần. Hoạt động này giúp nhà quản lý theo dõi sự thay đổi số lượng hàng hóa, hàng hư hỏng, hàng hao hụt.
Thống nhất quy trình nhập hàng
Quy trình nhập hàng cần được doanh nghiệp quy định rõ ràng và phổ biến rộng rãi. Mỗi lần nhập hàng, kho hàng của bạn có một quy trình chuẩn để mọi người đều tuân theo. Sự nhất quán về cách thức nhập kho sẽ giúp nhà quản lý không phải “vò đầu bứt tai” vào cuối tháng và cuối năm. Thêm nữa, hãy đảm bảo tất cả nhân viên đều thực hiện đúng quy trình. Tất cả các kiện hàng đều được kiểm tra đầy đủ, giao nhận và đóng gói chính xác.
Áp dụng quy tắc kiểm kê 80/20
Theo nguyên tắc 80/20, 80% lợi nhuận của bạn đến từ 20% hàng hóa cốt lõi. Vì thế, doanh nghiệp cần ưu tiên quản lý tồn kho của 20% mặt hàng này. Nhà quản lý cần hiểu toàn bộ vòng đời bán hàng của chúng, bao gồm doanh số bán trong một tuần, trong một tháng. Đây là những mặt hàng giúp bạn kiếm được nhiều tiền nhất, phải theo dõi chặt chẽ, tránh mắc sai sót.
Theo dõi doanh số bán hàng
Các kho hàng phải cập nhật số lượng hàng đã bán, đã nhập và hàng tồn kho. Nhưng ngoài ra, các nhà quản lý phải phân tích các dữ liệu này. Có thời điểm nào hàng bán chạy hơn bình thường? Bạn cần bao quát một “bức tranh” rộng lớn về xu hướng mua sắm và nhu cầu khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có kế hoạch nhập thêm hàng bán chạy, giảm nhập hàng không bán chạy, duy trì tồn kho để kịp thời đáp ứng nhu cầu thị trường.
Đầu tư vào công nghệ quản lý kho hàng
Nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ quản lý kho bằng phương pháp thủ công. Họ theo dõi hàng hóa với bảng tính, sổ ghi chép hoặc phần mềm Excel. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống kho phức tạp hơn, bạn sẽ phải tiêu tốn nhiều thời gian hơn. Nếu vẫn giữ quy trình kiểu cũ, bạn đối diện với nguy cơ không thể kiểm soát hàng trong kho.
Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp vận hành kho thuận tiện và nhanh chóng. Bạn cần hiểu đầy đủ các tính năng của phần mềm, biết cách cập nhật và phân tích dữ liệu quan trọng. Điều này hỗ trợ việc quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.
Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho – Vai trò và mục đích
Sử dụng các công cụ hỗ trợ
Phần mềm quản lý kho hàng không phải là công nghệ duy nhất bạn có thể dùng. Những thiết bị như máy quét mã vạch di động, máy POS sẽ tối ưu quy trình quản lý kho. Khi ứng dụng công nghệ, hãy ưu tiên các hệ thống hoạt động cùng nhau. Bạn nên sử dụng các thiết bị dễ tương thích, dễ kết hợp với phần mềm quản lý để đồng bộ dữ liệu sản phẩm.
Tech Moss mong rằng 8 cách quản lý kho chặt chẽ trên đây sẽ được bạn vận dụng hiệu quả. Điều này góp phần tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp, tránh thất thoát lãng phí.
