5 chức năng chính của phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng

Phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng được ứng dụng trong nhiều ngành nghề như giao thông, xây dựng, thủy lợi, phòng cháy. Chúng được các doanh nghiệp ưa chuộng do đơn giản, hiệu quả và dễ sử dụng. Hãy cùng Tech Moss tìm hiểu nhé!

Vì sao cần dùng phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng?

Bất kỳ một doanh nghiệp nào đều có hoạt động kiểm tra chất lượng. Điều này đảm bảo các sản phẩm được tung ra thị trường đạt yêu cầu và được người tiêu dùng đón nhận. Trong các lĩnh vực như giao thông, xây dựng, việc quản lý chất lượng là cực kỳ quan trọng. Công trình sẽ được nghiệm thu xem có đạt tiêu chuẩn hay không. Từ đó, doanh nghiệp có phương án điều chỉnh thích hợp.

Tuy nhiên, quá trình lập hồ sơ quản lý chất lượng thường gặp những khó khăn sau đây:

• Quy hoạch tổ chức dữ liệu phức tạp, rối rắm, thông tin không được cập nhật liên tục, đều đặn.
• Công tác quản lý, kiểm soát khó khăn do số lượng hồ sơ ở dạng Word và Excel rất lớn.
• Việc lập và xử lý ảnh, bảng biểu tốn thời gian.
• Khó khăn khi in và xuất nhật ký công việc, khiến việc báo cáo tiến độ bị chậm trễ.
• Không nắm rõ các yếu tố liên quan đến dự án: máy móc, thiết bị, chỉ tiêu cần hoàn thành, tiêu chuẩn kiểm tra,… 

Xem thêm: So sánh phần mềm quản lý văn bản bằng Access và bằng Excel

Chức năng của phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng

Cài đặt thời gian

Phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng có khả năng hiển thị ngày, giờ nghiệm thu theo biểu mẫu hồ sơ dự án. Ngoài ra, thời gian nghiệm thu được thiết lập chính xác, lưu trữ dài lâu, tiện cho tra cứu và báo cáo.

Cập nhật thông tin dự án

Với phần mềm lập hồ sơ quản lý chất lượng, bạn dễ dàng cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp chủ doanh nghiệp theo dõi được tiến độ công việc hằng ngày, hằng tháng.

• Cập nhật dữ liệu về tiêu chuẩn nghiệm thu
• Cập nhật thông tin máy móc, vật tư, trang thiết bị cần thiết
• Cập nhật nội dung kiểm tra dạng checklist, kiểm soát tình trạng (chưa làm, đang làm, đã hoàn thành, chờ nghiệm thu) của từng đầu mục công việc.

Hỗ trợ tra cứu thông tin

• Tìm kiếm dữ liệu liên quan đến công tác nghiệm thu: tên đối tượng nghiệm thu, địa điểm nghiệm thu, thời gian nghiệm thu, tiêu chuẩn nghiệm thu.
• Tra cứu tự động các tiêu chuẩn mà sản phẩm cần đáp ứng. thi công với từng công việc xây dựng.
• Dò tìm tự động các nội dung kiểm tra với từng công đoạn.

Lập và xuất nhật ký công việc

Nhật ký ghi lại toàn bộ hoạt động dự án. Nếu ghi chép thủ công thì quá trình này cực kỳ phức tạp và mất thời gian. Khi ứng dụng công nghệ, nhân viên dễ dàng thiết lập, lưu trữ và xuất nhật ký theo yêu cầu. Nhật ký công việc được tự động lưu trữ trên phần mềm.

In biên bản nghiệm thu

Các thông tin về chất lượng sản phẩm đều được tổng hợp trên hệ thống phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng. Nhờ đó, khi cấp trên có yêu cầu, nhân viên có thể nhanh chóng in biên bản nghiệm thu. 

Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành không?

Ưu điểm của phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng

Tiết kiệm thời gian

Nhờ có phần mềm lập hồ sơ quản lý chất lượng, mọi công đoạn đều diễn ra nhanh chóng, chính xác. Từ việc tạo lập hồ sơ mới, lưu trữ, phân loại hay giám sát đều có thể làm trực tiếp trên máy. Bạn không phải ghi ra giấy như trước, tránh nhầm lẫn, sai sót không cần thiết. 

Tối ưu nhân lực

Nếu làm hồ sơ thủ công, doanh nghiệp cần bố trí một lượng nhân sự lớn.  Nhưng với sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp chỉ cần 1-2 người là hoàn thành công việc. Điều này vừa giảm áp lực lên nhân viên, vừa giúp tiết kiệm chi phí nhân lực.

Nâng cao hiệu quả công việc

Mỗi hồ sơ quản lý chất lượng đều yêu cầu sự trung thực và chính xác từng ly từng tí. Phần mềm sẽ gợi ý cho bạn các mẫu đầy đủ, chi tiết, bạn chỉ cần linh hoạt vận dụng. Bạn chỉ một file duy nhất để quản lý toàn bộ hồ sơ chất lượng thay vì “một núi” file Word, Excel như trước. 

Lưu trữ an toàn 

Các phần mềm lập hồ sơ hiện đại có độ bảo mật cao, tránh lộ thông tin ra ngoài. Các nhà quản lý sẽ yên tâm hơn, không cần lo việc mất, hỏng hay cháy hồ sơ.

Phần mềm làm hồ sơ quản lý chất lượng thật sự là trợ thủ đắc lực trong công việc. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm này, hãy liên hệ ngay Tech Moss theo Hotline: 0942.086.222.