Quản lý kho luôn là một công việc khó khăn, yêu cầu trách nghiệm và khả năng của người quản lý. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây rắc rối không nhỏ tới cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, Techmoss này cùng bạn tìm hiểu về tài liệu quy trình quản lý kho và giải pháp nào để việc quản lý kho hiệu quả hơn ngay nhé!
Tài liệu quy trình quản lý kho là gì?
Tài liệu quy trình quản lý kho là các giấy tờ, file thông tin liên quan đến quy trình quản lý kho. Quy trình này có vai trò cực kỳ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Tài liệu này được các doanh nghiệp thực hiện và bảo quản rất nghiêm ngặt. Nội dung của tài liệu xoay quanh những sản phẩm được mua vào bán ra của doanh nghiệp, số lượng, ngày giờ,…
Quy trình quản lý kho
Trong quy trình quản lý kho, người quản lý cần làm rõ các đầu mục để tiện theo dõi và giám sát. Duwois đây là các bước trong quy trình:
Nhập và bảo quản kho
Khi hàng về đến doanh nghiệp, thủ kho cần nắm nhập số lượng và tiến hành đưa hàng vào nhập kho hàng. Hàng cần được sắp xếp một cách khoa học theo đúng thứ tự và ngày nhập.
Hàng nhập trước nên được đặt ở chỗ dễ thấy để nhân viên lấy xuất trước. Điều này là cần thiết để tránh tình trạng hàng bị tồn đọng và hết date.
Với từng loại hàng hóa khác nhau, kho cần được để ở một trạng thái phù hợp. Ví dụ, với thực phẩm tươi sống hay đông lạnh, nhiệt độ bảo quản cần ở nhiệt độ thấp để tránh đồ bị ươn hay chảy nước.
Xuất kho
Khi hàng được bán ra, thủ kho cần kiểm tra số lượng để ghi chú. Ngoài ra, giờ xuất kho cũng cần ghi lại đầy đủ để dễ kiểm tra sau này.
Nếu kho được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý thì quá trình xuất kho sẽ diễn ra nhanh chóng, không tốn quá nhiều thời gian và công sức của nhân viên.
Kiểm kê và đối chiếu
Định kỳ, thủ kho cũng nhân viên cần kiểm kê kho một cách toàn diện. Việc kiểm kê sẽ giúp thủ khó nắm rõ về số lượng hàng còn tồn đọng, tránh tình trạng hàng bị lưu trữ quá lâu và đã quá hạn.
Bạn cần đối chiếu số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ sách để tránh sai sót lớn hơn trong tương lai. Bạn cũng sẽ tránh khỏi những rắc rối không đáng có khi giấy tờ này phải nộp lên ban quản trị.
Lập báo cáo
Sau khi kiểm kê và đối chiếu cẩn thận, thủ kho sẽ lập báo cáo về kho hàng. Báo cáo sẽ được làm theo mẫu quy định theo từng công ty và quy định nhà nước.
Những việc liên quan đến giấy tờ như báo cáo cần được thực hiện một cách chính xác tuyệt đối. Ban quản trị doanh nghiệp sẽ dựa vào số dữ liệu này để đưa ra kế hoạch hoạt động cụ thể hơn trong tương lai.
Phê duyệt và lưu trữ
Báo cáo khi nộp lên sẽ được cân nhắc xem có chính xác và hợp lý không. Nếu báo cáo được phê duyệt sẽ được đưa vào kho tài liệu để lưu trữ. Các báo cáo này sẽ phát huy tác dụng khi có vấn đề liên quan đến kho hàng phát sinh.
Xem thêm: Bật mí 4 lợi ích phần mềm quản lý hàng hóa đem lại
Phần mềm quản lý kho hiệu quả bạn nên biết
Việc quản lý kho hàng thủ công và dựa chủ yếu vào sức người rất tốn kém và kém hiệu quả. Bạn có thể cân nhắc áp dụng các phần mềm quản lý kho hàng như MOSSELL vào kho hàng của doanh nghiệp mình.
Phần mềm có chức năng ghi nhớ thông tin, quản lý hàng hóa ra vào một cách chính xác và cụ thể. Những mặt hàng sắp tới hạn sử dụng, MOSSELL sẽ phát thông báo về cho thủ kho để kịp thời xuất hàng hoặc tiêu hủy.
Trên đây, Techmoss đã cùng bạn tìm hiểu về tài liệu quy trình quản lý kho và giải pháp nào để việc quản lý kho hiệu quả hơn. Nếu bạn có thắc mắc gì về các phần mềm, vui lòng liên hệ Techmoss để được giải đáp kỹ hơn nhé!
