4 bước “chuẩn vàng” trong quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho là gì? Nó được thực hiện thế nào và gồm những bước ra sao? Trong bài viết này, Techmoss sẽ giúp các bạn tìm hiểu kỹ hơn về một trong những quy trình quan trọng này của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc quản lý kho

Quản lý kho hay còn được hiểu theo một cách khác đó là việc giám sát, kiểm tra, bảo quản hàng hóa và cập nhật tình hình hàng hóa tại mỗi thời điểm (định kỳ hoặc khi có hoạt động xuất / nhập kho mới).

Không chỉ với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, mà ngay cả các cửa hàng có quy mô nhỏ lẻ, nếu không thực hiện tốt và có một quy trình quản lý kho chặt chẽ, sẽ dễ dẫn tới nhiều vấn đề, làm ảnh hưởng không chỉ doanh thu mà còn là uy tín và sự chuyên nghiệp của chính đơn vị đó.

• Giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn – Quản lý kho có thể nắm được tình hình, tình trạng các loại hàng hóa, ngày nhập kho, ngày hết hạn, yêu cầu của sản phẩm về độ ẩm, chống va đập hay hóa chất…để bố trí vị trí phù hợp cũng như xuất kho hợp lý
• Kiểm soát được lượng hàng tồn kho – Biết được loại nào đang hết, gần hết hay vẫn còn nhiều, để từ đó có kế hoạch xử lý, tránh phát sinh thêm tiền bảo quản, chi phí xử lý hàng quá date, đồng thời có kế hoạch nhập kho tốt hơn
• Cải thiện doanh thu, tăng khả năng bán hàng hiệu quả – Việc luôn có sẵn một lượng hàng dự trữ trong kho, hay tung ra các chiến lược kinh doanh (khuyến mãi, giảm giá…) để thu hút khách hàng, xử lý hàng đến hạn… đều là những hoạt động mà nếu làm tốt quy trình quản lý kho, bạn có thể kiểm soát được
• Quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian – Thay vì phải tốn thời gian đi kiểm kê và đếm từng loại mặt hàng, số lượng từng loại, có thể thông qua các phiếu xuất/nhập kho hoặc các phần mềm quản lý kho để nhanh chóng nắm được tình hình hàng hóa. Giúp tiết kiệm thời gian làm việc và kịp thời báo cáo với lãnh đạo, đối tác hay khách hàng
• Tránh thất thoát – Các kho hàng thường là nơi khá rộng và có lượng hàng hóa lớn, nếu không không kiểm kê thường xuyên và giám sát chặt chẽ, tỷ lệ xảy ra việc thất thoát, mất hay xuất hiện hàng hóa bị hỏng, quá tải là rất cao

Xem thêm: 7 điều cần kiểm tra trước khi mua phần mềm quản lý bệnh viện thông minh

Quy trình quản lý kho chuẩn ISO cho mọi doanh nghiệp

Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp hay cửa hàng sẽ áp dụng quy trình quản lý kho khác nhau để phù hợp với thực tế kinh doanh của họ. Tuy nhiên, quy trình quản lý kho “chuẩn vàng” sẽ bao gồm các bước cơ bản sau đây.

Việc có thể tối ưu được bao nhiêu? Bước nào? sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cần bỏ ra cho chính bước đó.

Bước 1: Nhập và lưu kho

• Hàng hóa trước khi nhập, phải so sánh và đối chiếu với phiếu xuất hàng của bên cung cấp
• Người quản lý tiến hành lập phiếu với các thông tin chi tiết về hàng hóa
• Nhập hàng vào kho, sắp xếp, dán tem nhãn và phân loại theo quy định của công ty

Nếu là doanh nghiệp kinh doanh trực tiếp, không có nguyên vật liệu, bước 1 này có thể trở thành bước kiểm tra và quản lý hàng (mã sản phẩm).

Xem thêm: Top 5+ phần mềm quản lý kho trên điện thoại tốt nhất hiện nay

Bước 2: Xuất kho

• Người quản lý, bộ phận Kho tiếp nhận phiếu yêu cầu xuất kho
• Kiểm tra lượng hàng tồn trong kho có đáp ứng được nhu cầu cần xuất không?
• Lập phiếu xuất kho và xuất đúng loại, đúng số lượng được yêu cầu
• Cập nhật thông tin về hàng hóa đã xuất và số lượng hàng thực tế trong kho

Tại một số đơn vị, phần nhập và xuất kho này cũng có thể được phân chia nhỏ hơn hoặc bổ sung thêm các bước:

• Nhặt hàng
• Hàng hóa hoàn kho
• Tìm kiếm nguồn cung hàng hóa
• …

Bước 3: Kiểm kê định kỳ

Định kỳ hoặc theo thông báo, yêu cầu từ cấp trên, người quản lý tại kho sẽ cần kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ để báo cáo số lượng, tình hình hàng hóa thực tế trong kho so với trong sổ sách.

• Phân loại hàng hóa cần kiểm kê (mã, số lượng thực tế, số lượng trong sổ sách…)
• So sánh số liệu và tìm ra nguyên nhân nếu có chênh lệch
• Lưu trữ thông tin kiểm kho

Bước 4: Báo cáo, thống kê

Dựa trên những số liệu báo cáo trực tiếp về tình hình kho hàng mà người chủ doanh nghiệp sẽ có những chiến lược và chính sách phù hợp để điều chỉnh và nhập về loại hàng, số lượng hàng phù hợp.

Đó là 4 bước cơ bản nhất trong quy trình quản lý kho mà mọi doanh nghiệp đều cần có và dựa vào để phát triển, thực hiện các quy định của riêng mình cho phù hợp với thực tế. Hy vọng những chia sẻ trên của Techmoss đã giúp các bạn hiểu hơn về quy trình này.